Tömeges számlázás: Időzített számlák

Az időzített számlák tömeges számlagenerálás azoknak ajánlott, akik az ügyfeleiknek időszakosan ugyan olyan számlát állítanak ki, és periódikusan, beavatkozás nélkül szeretnék a számlákat elkészíteni. Az első számlát manuálisan kell elkészíteni, majd meg időzíteni kell. A számlagenerálás során ugyan olyan számla jön létre – aktualizált dátumokkal – mint az eredeti számla. Ha időközben a partner adatai (pl. a címe) megváltoznak, a generálás során az új partneradatokat alkalmazza.

Alap számla elkészítése:

Az Adminisztráció / Számlázás ablakban készítsük el a kívánt számlát, mint egy normál számlát. Ezt adjuk, küldjük az ügyfélnek.

A számla időzítése

Az Adminisztráció / Számlázás ablakban válasszuk ki az időzíteni kívánt számlát, majd az egyéb funkciók alatt válasszuk az “Automatikus számla időzítéssel” menüpontot. Ha számla nem volt megjelölve, akkor ezzel a művelettel megjelöli, ha ki volt jelölve, akkor pedig megszünteti a jelölést

A felugró ablakban adjuk meg az időzítés paramétereit:

• • Következő kelt: itt állítsa be, hogy a következő számla melyik napon készüljön el
  • Típus: válassza ki, hogy milyen típusú számlát szeretne készíteni
  • Küldés e-mailben azonnal: Ha bepipálja, akkor a számla azonal kiküldésre kerül (ha a partnernek meg van adva az e-mail címe)
  • Ismétlődés: válassza ki, milyen gyakorisággal generálja a számlákat
  • Ismétlődés száma: Adja meg, hogy hányszor szeretné, hogy a számla legenerálódjon. Ha nem ad meg számot, akkor addig generál, míg le nem állítja
  • Eddig: információ, hogy eddig hány generálás történt
  • Valós teljesítés szöveg: az egyéb rovatba beírja, hogy mikori a teljesítés
  • Egyéb megjegyzés: az egyéb megjegyzésbe beírandó szöveg

 

Ha az OK gombbal elmenti, a számla időzítve van. Ha bármikor megnyitja az időzítő ablakot, akkor a beállításokon módosíthat.

Időzítés kikapcsolása

Álljon rá a számlára, majd egyéb funkciók és itt válassza az “Automatikus számlának jelöl / megszüntet” menüpontot.

Tömeges számlagenerálás

A rendszer figyeli, hogy az adott napra van-e időzített számla, és ha talál ilyent, akkor azt a számlát a hajnali órákban legenerálja, és erről egy e-mail értesítést küld, hogy milyen számlák kerültek elkészítésre.. Amennyiben azt állította be, hogy a számla kiküldésre kerüljön, akkor a számlát e-mailben ki is küldi a partnerének. Ha nem adott meg kiküldést, akkor a számlázás ablakban sorakoznak a legenerált számlák.

Ezeket a számlákat még tudja módosítani, ha szükséges vagy tudja őket nyomtatni, elküldeni. A nyomtatás