Leltár (gyártási szám nélkül)

Legtöbb ügyfelünk évente egyszer készít leltárt, jellemzően az év végén vagy az év elején, így a tavalyi leltár emléke már messze jár. Levelünkben összefoglaljuk a CashMan leltározási folyamatát, hogy gördülékenyen menjen a következő leltározás.

FIGYELEM! Ha ön gyártási számok szerint tartja nyilván a készletét, ez a leltár NEM alkalmas a készlet rendezésére!!

Mi történik leltározáskor a CashManben?

A leltározás során a fizikailag fellelhető leltárkészletet kell rögzíteni a CashMan rendszer leltár ablakában. Ez a folyamat akár napokig is eltarthat, de a vége mindig az, hogy megtörténik a korrekció, ami a nyilvántartott készletmennyiségeket korrigálja a fizikai leltározott mennyiségekre.

Tulajdonképpen az történik, hogy a leltárkorrekció alkalmával beérkezett szállítólevél készül leltárkorrekció megnevezéssel. Ez a leltárkorrekció tartalmazza a hiányok és a többletek szerint a korrigáló mennyiségeket. Például, ha a nyilvántartott készlet 100 db, de csak 90 db-ot találtunk a leltár során, akkor ez a -10 db jelenik meg a leltárkorrekció során.

Két fontos dolog, mielőtt nekilátnánk a leltár folyamatának ismertetésének:
A leltár egy gépen végezhető. (Kivéve a gyűjtő leltár, lásd később)
Ha egy terméknek nem adunk leltározott mennyiséget, a készlete 0 lesz. Tehát a leltár nem alkalmas arra, hogy egy-egy termék készletét korrigáljuk.

Mik a leltározás lépései?

1. 1. A leltár paraméterek beállítása
   2. Új leltár indítása
   3. Leltárív nyomtatása
   4. Leltárértékek rögzítése
   5. Leltáreltérés nyomtatása, ellenőrzés
   6. Leltárkorrekció

1. Leltár paraméterek beállítása

Első lépésként válassza ki, hogy melyik raktárban és melyik termékcsoportot szeretné leltározni. A termékcsoportnál választható az összes, így egyben lehet az összes termékcsoportot leltározni.

 

2. Új leltár indítása

A leltározást az “Új leltár” gombbal indíthatja el. A felugró ablak kér egy megerősítést, hogy indíthatja-e a leltárt. Ha jóváhagyja, a leltározási paraméterek letiltódnak, nem lehet azokon változtatni, megjelenik a leltár száma és megjelennek a termékek.

A leltár szüneteltethető, másnap folytatható, egészen addig ez a leltár lesz érvényben, míg le nem zárja a törléssel vagy a korrekcióval.

 

3. Leltárív nyomtatása

Kihagyható lépés, ha nincs rá szüksége, de lehet leltárívet nyomtatni, amibe beírhatja a fellelt mennyiségeket. Nyomtató ikon / Leltár ív

4. Leltárértékek rögzítése

A leltárértékek rögzítésére 3 lehetősége van.

1. Leltárértékek beírása az utolsó oszlopba.

Ezt megteheti:

2. • Termék megkeresése (szűrés) után kézzel, beírva az adott mennyiséget
   • Vonalkód olvasóval: Ilyenkor minden egyes leolvasás +1 -el növeli a leltármennyiséget
3. Leltár ív exportálás – kitöltés – importálás folyamattal (XLS)
4. Gyűjtő használatával – Abban az esetben ajánlott, ha a leltárt többen, akár több helyen és több gépen végzik (leltárt indítani ebben az esetben is egy gépen kell.).

4.1 Leltármennyiség megadása

Leltározott mennyiség beírásához a leltár táblázatban gördítsen a táblázatban a kívánt termékhez vagy a szűrő mezőbe írja a szokásos módon a termék vonalkódját, nevének részletét vagy a cikkszámát. Ha megvan a termék, a “Leltározott me” oszlopba írja be a mennyiséget. A tabulátor billentyűvel lépkedni lehet a következő sorra.

Ha rendelkezik vonalkódolvasóval, álljon a vonalkód mezőbe, olvassa le a vonalkódot. Ekkor a leolvasott termékre automatikusan rászűr és a mennyiséget megnöveli 1-el. Újabb leolvasásokkal egyesével növelheti az értéket. De akár kézzel is megadhat egy nagyobb számot.

4.2 Leltárív export – import

A leltár elindítása után az Excel ikonra kattintva exportálhatja a leltársorokat egy Excel táblázatba. A táblázatot a táblázatkezelőben nyissa meg és adja meg a leltározott mennyiségeket. A táblázat oszlopban ne változtasson, újabb sorokat ne vegyen fel

Amikor az adatokkal végzett, az Excel ikonra kattintva válassza az importot, és importálja be a fájt. Amikor végzett, kiírja, hogy hány tételsort importált. Figyelem! Az esetlegesen már felvett leltáradatokat az import felülírja.

4.3 Gyűjtő használata

A leltár gyűjtő egy felugró ablak, ahol a leltározott tételeket egymás után tudja hozzáadni egy táblázathoz.

A termékeket a CashManben szokásos módom keresheti meg. Ha megvan, meg tudja adni a mennyiséget és a hozzáadás gombbal hozzáadhatja. Ha ugyan azt a terméket többször is hozzáadja, egyszer x és egyszer y mennyiségben, akkor mindkettő felvehető, külön sorban fog megjelenni.

Amennyiben végzett a mennyiségek rögzítésével, az Összegzés gombbal az összes tétel – az azonosak terméksorokat összegezve – beemelheti a leltárba. Az ablak bezárható, újra nyitható, egészen az összegzésig tartja az adatokat.

5. Leltáreltérés, ellenőrzés

A nyomtató ikon / leltárletérés nyomtatással kinyomtathatja a listát, amely azokat a tételeket tartalmazza, melyeknél a nyilvántartott készletmennyiség eltér a leltározott mennyiségtől. Ilyenkor észlelheti az esetleges hibákat, feltűnő hiányokat vagy többleteket, melyek kihagyott vagy tévesen rögzített tételek okozhatnak. Ekkor még az esetleges hibák javíthatók.

6.Leltárkorrekció

A leltárkorrekció gombbal lezárhatja a leltárt, elkészül a leltárkorrekció és a készletlista a leltározott mennyiséget fogja mutatni.

Ha elindítja a leltárkorrekciót, egy megerősítő ablakban még egyszer jóvá kell hagynia. Ha igent mond, egy ablak informálja, hogy a beérkezett szállítók ablakban elkészültek a korrekciós szállítólevelek.

6+ Mit tehet, ha ezután vesz észre egy hibát?

Ha engedélyezve van a beérkezett szállítók módosítása, akkor ott lehet a hibás tételt javítani. Ha ez nincs engedélyezve, akkor egy ugyan ilyen beérkezett szállítóval lehet korrigálni a hibát.

Semmiképpen ne használja a leltárt egy-egy tétel korrigálására, mert a nem leltározott tételek készletértéke lenullázódik!!