Miben segíthetek?
Szerződéses számlák
Bevezetés
A Szerződések modul a CashManJx üzleti adminisztrációs rendszer része, amely lehetővé teszi az ismétlődő számlázási szerződések kezelését, nyilvántartását és automatikus számlagenerálását.
A modul segítségével rögzíthetők a partnerekkel kötött határozott vagy határozatlan idejű szerződések, meghatározhatók a számlázási tételek (állandó és eseti), és beállítható az automatikus, időzített számlakiküldés is.
A képernyő felépítése
A modul két fő nézetből áll:
- Lista nézet (Grid) – az összes szerződés táblázatos megjelenítése, keresési és szűrési lehetőséggel.
- Szerkesztő nézet (Edit) – egy kiválasztott szerződés részletes adatainak megtekintése és szerkesztése.
Lista nézet
A lista nézetben az alábbi oszlopok láthatók:
| Oszlop | Leírás |
|---|---|
| Szerződésszám | A szerződés egyedi azonosítója |
| Partner | A partnerhez rendelt cég vagy személy neve |
| Következő generálás dátum | Mikor kerül sor a következő automatikus számlakészítésre |
| Időzítéskor azonnali kiküldés | Zöld pipa jelöli, ha a számla azonnal kiküldésre kerül |
| Generált típus | Az automatikusan generált bizonylat típusa (Számla, Előleg, Végszámla, Díjbekérő) |
| Utolsó számlázási dátum | Mikor készült utoljára számla ebből a szerződésből |
| Számlázási cég | Csak nagykereskedelmi módban: a számlázó cégcsoport neve |
Szerkesztő nézet
A szerkesztő nézetben az alábbi adatmezők szerepelnek:
| Mező | Leírás | Kötelező |
|---|---|---|
| Szerződésszám | A szerződés egyedi sorszáma vagy azonosítója | Igen |
| Számlázás típusa | Számla vagy Díjbekérő (Előleg/Végszámla nem elérhető) | Igen |
| Szerz.szám a számlán | Jelölőnégyzet: szerepeljen-e a szerződésszám a számlán | Nem |
| Partner | Partner kereső mező – a partner kód beírásával automatikusan kitöltődik | Igen |
| Illetőség | KON típusú felhasználóknál elérhető partner-illetőségi beállítás | Nem |
| Periódus | Számlázási ciklus: 1, 3, 6 vagy 12 havi, ill. Időszak független | Igen |
| Határozatlan | Jelölőnégyzet: határozatlan idejű szerződés esetén bejelölve (lejárat 100 év) | Nem |
| Kezdeti dátum | A szerződés érvényességének kezdete | Igen |
| Lejárati dátum | A szerződés lejáratának időpontja (határozatlan esetén rejtett) | Feltételes |
| Szerződött deviza | A szerződés eredeti pénzneme | Igen |
| Számlázott deviza | A kiállított számla pénzneme (eltérhet a szerződöttől) | Igen |
| Megjegyzés | Szabad szöveges megjegyzés a szerződéshez | Nem |
| Bankszámla | A számlán feltüntetett bankszámlaszám kiválasztása | Igen |
| Számlázott időszak | Azonnali, Előző vagy Következő időszak számlázása | Igen |
| Aktuális időszak utolsó napja | 0 esetén a hónap utolsó napja; egyébként konkrét nap (max. 31) | Nem |
| Fizetési határidő = időszak vége | Jelölőnégyzet: fizetési határidőt az időszak végére állítja | Nem |
| Állandó tételek szorzása periódussal | Jelölőnégyzet: az állandó tételek összegét megszorozza a periódussal | Nem |
| Utolsó számlázási dátum | Csak olvasható mező: mikor generálódott utoljára számla | – |
Szerződés tételek
Minden szerződéshez kétféle tétel rögzíthető:
- Állandó tételek: minden számlázási ciklusban automatikusan szerepelnek a generált számlán.
- Eseti tételek: egyszeri alkalmakra rögzített tételek, amelyek csak egyszer kerülnek számlázásra.
Tétel beviteli mezők
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Vonalkód / Termékszám | A termék azonosítója. Beírható, vagy kereső gombbal kiválasztható. |
| Megnevezés | A termék neve – automatikusan töltődik a termék kiválasztásakor. |
| Mennyiség | A számlázandó mennyiség (negatív érték is megengedett). |
| Mennyiségi egység | A termék mértékegysége (pl. db, óra, kg). |
| Nettó egységár | A tétel nettó egységára a kiválasztott devizában. |
| Bruttó egységár | A tétel bruttó egységára (ÁFA-val). |
| ÁFA kulcs | Az alkalmazott ÁFA mérték. |
| Kedvezmény (%) | Százalékos kedvezmény, automatikusan töltődik a partner és mennyiség alapján. |
| Tétel megjegyzés | Szabad szöveges megjegyzés az adott tételhez. |
| Raktár | PRO típusnál elérhető raktárválasztás. |
| Gyártási szám | Ha be van kapcsolva a gyártási szám kezelés, az ide rögzített azonosító megjelenik a számlán. |
| Eseti tétel | Bejelölve az adott tétel egyszeri (eseti) tételként kerül rögzítésre. |
| Költséghely / Index | Könyvelési célú besorolás (rendszerbeállítástól függően jelenik meg). |
Automatikus árkitöltés
A rendszer az árat a következő sorrendben határozza meg automatikusan:
- Partner egyedi ár (partner + termék + mennyiség kombináció alapján)
- Mennyiségi kedvezmény (ha a termékhez be van állítva)
- Termékcsoport-kedvezmény (partner + termékcsoport alapján)
- Partnercsoport + termékcsoport kombinációs kedvezmény
- Partner állandó kedvezmény
- Alap termékár (listaár)
Elérhető műveletek
Alapműveletek – lista nézet
| Gomb / Funkció | Leírás |
|---|---|
| Új | Új szerződés rögzítésének indítása. A rendszer automatikusan generálja az azonosítót. |
| Adatlap | A kiválasztott szerződés részleteinek megtekintése (olvasás módban). |
| Módosít | A kiválasztott szerződés adatainak szerkesztése. |
| Töröl | A kijelölt szerződés és valamennyi hozzá tartozó tétel végleges törlése. |
| Keresés mező | Szerződésszámra vagy partnernévre szűr – azonnal frissíti a listát. |
| Lejárt elrejt | Bejelölve csak az aktív (nem lejárt) szerződések jelennek meg a listában. |
Alapműveletek – szerkesztő nézet
| Gomb | Leírás |
|---|---|
| Ment | A megadott adatok mentése. Kötelező ellenőrzés: szerződésszám és partner megadása szükséges. |
| Mégsem | Szerkesztés megszakítása, visszatérés a lista nézethez. A módosítások elvesznek. |
| Módosít | Az adatlap szerkesztési módba állítása. |
| Tétel hozzáad | Az aktuálisan megadott tétel mentése (állandó vagy eseti, a jelölőnégyzet alapján). |
| Tétel módosít | A kiválasztott tétel adatainak szerkesztése. Kifizetett eseti tétel nem módosítható. |
| Tétel töröl | A kiválasztott tétel végleges törlése. Kifizetett eseti tétel nem törölhető. |
Egyéb funkciók legördülő menü
| Funkció | Leírás |
|---|---|
| Új másolással | Új szerződést hoz létre a kijelölt alapján. Az új szerződésszám elé *** kerül; időzítés és számlázási előzmények nem másolódnak át. Csak az állandó tételek másolódnak. |
| Számla előzmény | Megnyitja a kijelölt szerződésből korábban generált számlák listáját. |
| Számlázási dátum visszaállítás | Jogosultsághoz kötött funkció (446-os jog). Visszaállítja az utolsó számlázási dátumot, így a szerződésből újra generálható számla. |
| Időzítés beállítása | Automatikus számlagenerálás ütemezése: megadható a következő generálás dátuma, hányszor ismétlődjön, és azonnali e-mail küldés legyen-e. Időszak független szerződésnél nem elérhető. |
| Időzítés kikapcsolása | Visszavonja a szerződés automatikus számlázási időzítését. |
| Számlák generálása (összes) | Egyszerre generálja az összes időzített, esedékes szerződés számláját. |
| Számla generálása (kiválasztott) | Csak a kijelölt szerződésből generál számlát. Időzítéssel jelölt szerződésnél nem elérhető. |
| Következő generálás dátum tömeges változtatás | Szűrt listán belül egyszerre módosítja a következő generálási dátumot az összes szerződésnél. |
Automatikus időzítés
Az időzítés funkcióval beállítható, hogy a rendszer automatikusan generálja a számlát a megadott időpontban. Az időzítési ablakban az alábbi beállítások érhetők el:
- Következő generálás dátuma – az első (vagy soron következő) számlakészítés napja.
- Hányszor ismétlődjön – hány alkalommal hajtsa végre automatikusan a generálást.
- Számlázott időszak – milyen időszakra vonatkozzon a generált számla.
- Azonnali küldés – ha bejelölve, a rendszer azonnal e-mailben kiküldi a számlaértesítőt a partnernek. Ehhez a partner adatlapján rögzített e-mail cím szükséges.
Fontos: Időszak független szerződésnél (periódus = 0) az időzítés nem állítható be.
Fontos: Az időzítéssel jelölt szerződésből kézzel nem készíthető számla – csak az automatika által generálható.
Szűrés és keresés
A lista nézetben a kereső mezőbe beírt szöveg alapján a rendszer szerződésszámra és partnernévre egyaránt keres. A szűrés azonnal érvényes, a lista automatikusan frissül.
A Lejárt elrejt jelölőnégyzettel kizárhatók a lejárt (zárási dátum < mai nap) szerződések a listából.
Devizakezelés
A modulban két devizamező található:
- Szerződött deviza: az a pénznem, amelyben a szerződést kötötték.
- Számlázott deviza: az a pénznem, amelyre a kiállított számla szól. Eltérhet a szerződöttől.
Ha a számlázott deviza nem HUF, a rendszer automatikusan lekéri az aktuális árfolyamot (az MNB árfolyam beállítástól függően), és az egységárakat ennek megfelelően konvertálja.
Mentés előtti ellenőrzések
A rendszer mentéskor az alábbi kötelező feltételeket ellenőrzi:
- A szerződésszám mező nem lehet üres.
- Partner kiválasztása kötelező.
- Tétel hozzáadásakor termék kiválasztása kötelező.
- Az aktuális időszak utolsó napja értéke nem lehet nagyobb mint 31.
Hibás adat esetén figyelmeztető üzenet jelenik meg, a mentés nem hajtódik végre.
Gyors útmutató – Leggyakoribb feladatok
Új szerződés rögzítése
- Kattintson az Új gombra a lista nézetben.
- Töltse ki a szerződésszámot és válassza ki a partnert.
- Adja meg az érvényességi időszakot (kezdeti és lejárati dátum, vagy jelölje be a Határozatlan jelölőnégyzetet).
- Állítsa be a periódust és devizát.
- Adjon hozzá tételeket: termék kiválasztása után adja meg a mennyiséget és az árat, majd kattintson a Tétel hozzáad gombra.
- Mentse a szerződést a Ment gombbal.
Időzítés beállítása szerződéshez
- Válassza ki a kívánt szerződést a lista nézetben.
- Kattintson az Egyéb funkciók legördülő menüre, majd válassza az Időzítés beállítása lehetőséget.
- Adja meg a következő generálás dátumát, az ismétlések számát és a számlázás típusát.
- Ha azonnali e-mail küldést szeretne, jelölje be az Azonnali küldés jelölőnégyzetet (ehhez a partner adatlapján e-mail cím szükséges).
- Erősítse meg a beállítást.
Számla manuális generálása szerződésből
- Válassza ki a kívánt szerződést a listában (ne legyen rajta aktív időzítés).
- Nyissa meg az Egyéb funkciók menüt, és válassza a Számla generálása (kiválasztott) lehetőséget.
- Adja meg a számlázandó időszakot, a számlatömböt és egyéb szükséges adatokat az előugró ablakban.
- Erősítse meg a generálást. A rendszer elkészíti a számlát és frissíti a lista nézetet.
Bevezetés
A Szerződés gyors eseti tétel modul a CashManJx rendszer egy speciális, egyszerűsített felülete, amelynek kizárólagos célja eseti tételek gyors rögzítése meglévő szerződésekre.
A modul főként olyan felhasználók számára készült, akik rendszeresen adnak hozzá egyszeri, eseti tételeket szerződésekhez, és ehhez nem szükséges a teljes szerződés szerkesztő felületet megnyitni. Az egyszerű, egynézetes kialakításnak köszönhetően a tételrögzítés gyorsan, kevesebb lépéssel elvégezhető.
Miben különbözik a teljes Szerződések modultól?
| Jellemző | Szerződések modul | Gyors eseti tétel modul |
|---|---|---|
| Nézetek száma | Lista nézet + Szerkesztő nézet | Egyetlen egységes nézet |
| Szerződés szerkesztése | Igen (fejléc adatok, dátumok, deviza, stb.) | Nem – csak olvasható, legördülőből választható |
| Állandó tételek kezelése | Igen | Nem |
| Eseti tételek kezelése | Igen | Igen – ez az egyetlen funkció |
| Tétel módosítás / törlés | Igen | Nem elérhető (csak hozzáadás) |
| Partner automatikus betöltése | Manuálisan választható | A szerződés kiválasztásakor automatikusan töltődik |
| ÁFA kulcs szerződés alapján | Opcionális | Automatikus a szerződés számlázási csoportja alapján |
| Jogosultságvezérlés (443-as jog) | Nem érvényes | Igen – korlátozhatja a választható termékeket csak az "eseti" megjelöltekre |
A képernyő felépítése
A modul egyetlen egységes nézetből áll, amely felülről lefelé az alábbi részekre tagolódik:
- Szerződés-választó legördülő – az aktív szerződések közül lehet kiválasztani a kívánt szerződést.
- Tétel beviteli terület – a hozzáadandó eseti tétel adatainak megadása.
- Eseti tételek táblázata – az adott szerződéshez már rögzített, kifizetetlen eseti tételek listája.
Mezők leírása
Szerződés-választó
| Mező | Leírás |
|---|---|
| Szerződések legördülő | Az összes aktív szerződést listázza. Kiválasztás után a partner adatai automatikusan betöltődnek, az eseti tételek táblázata frissül, és az ÁFA kulcs a szerződéshez rendelt számlázási csoport alapján kerül beállításra. |
Tétel beviteli mezők
| Mező | Leírás | Kötelező |
|---|---|---|
| Vonalkód / Termékszám | A termék azonosítója. Beírható kézzel, vagy a kereső gombbal (nagyító ikon) kereshető. 443-as jogosultság esetén csak az "eseti tétel" megjelöléssel rendelkező termékek jelennek meg a keresőben. | Igen |
| Megnevezés | A termék neve – automatikusan töltődik ki a termék kiválasztásakor. Kézzel módosítható (max. 250 karakter). | Igen |
| Termék hozzáadása gomb (+) | Új termék rögzítése közvetlenül ebből a nézetből (PR+ típusnál 241-es jog szükséges). | Nem |
| Mennyiség | A számlázandó mennyiség. Változtatáskor a rendszer automatikusan újraszámolja a mennyiségi kedvezményt. | Igen |
| Mennyiségi egység | A termék mértékegysége – automatikusan töltődik a termék alapján. | Nem |
| Nettó egységár | A tétel nettó egységára. Automatikusan töltődik a termék- és partneradatok alapján. | Igen |
| Bruttó egységár | A tétel bruttó (ÁFA-val növelt) egységára. | Igen |
| ÁFA kulcs | Az alkalmazott ÁFA mérték. Ha a szerződésnek van számlázási csoport ÁFÁ-ja, az kerül beállításra. | Igen |
| Kedvezmény (%) | Százalékos kedvezmény. Automatikusan töltődik partner, termékcsoport és mennyiség alapján. | Nem |
| Tétel megjegyzés | Szabad szöveges megjegyzés az adott tételhez. | Nem |
| Raktár | Csak PRO típusú felhasználóknál jelenik meg – raktárhely kiválasztása. | Nem |
| Gyártási szám | Ha a rendszerbeállításban engedélyezett, az egyedi gyártási szám vagy szavatossági szám rögzítése. Kereső gombbal listából is választható. | Feltételes |
| Költséghely / Index | Könyvelési célú besorolás (rendszerbeállítástól függően jelenik meg). | Nem |
Eseti tételek táblázata
A táblázat a kiválasztott szerződés eseti tételeit jeleníti meg az alábbi oszlopokkal:
| Oszlop | Leírás |
|---|---|
| Megnevezés | A tétel termékneve |
| Mennyiség | A rögzített mennyiség |
| ÁFA összesen | A tétel ÁFA-értéke |
| Nettó összesen | A tétel nettó összege |
| Utolsó számlázási dátum | Az a dátum, amelyen az eseti tétel számlázásra kerül / került. Ha még nem számlázták, az értéke 0000-00-00. |
Összes eseti tétel mutatása: Alapértelmezés szerint csak a még ki nem fizetett (nem számlázott) eseti tételek látszanak. Ezt a jelölőnégyzetet bejelölve a már kifizetett tételek is megjelennek a táblázatban.
Elérhető műveletek
| Gomb / Funkció | Leírás |
|---|---|
| Hozzáad | Az aktuálisan kitöltött tétel mentése eseti tételként a kiválasztott szerződéshez. Mentés előtt ellenőrzi, hogy van-e szerződés kiválasztva és termék megadva. |
| Összes eseti tétel mutatása (jelölőnégyzet) | A táblázatban a kifizetett eseti tételek megjelenítése / elrejtése. |
A Tétel módosít és Tétel töröl gombok ebben a modulban nem elérhetők – ezek a funkciók csak a teljes Szerződések modulból kezelhetők.
Automatikus árkitöltés
A rendszer a tételár meghatározásakor az alábbi sorrendben keresi az alkalmazandó árat:
- Akciós ár – ha a termékhez akciós ár van rögzítve és az aktív, ez kerül alkalmazásra.
- Partner egyedi ár – a partner és a termék kombinációjára rögzített specifikus ár.
- Mennyiségi kedvezmény – ha a termékhez mennyiségi kedvezmény van beállítva, és a megadott mennyiség eléri a korlátot.
- Termékcsoport-kedvezmény – a partner és a termékcsoport kombinációjára vonatkozó kedvezmény.
- Partnercsoport + termékcsoport kombinációs kedvezmény.
- Partner állandó kedvezmény.
- Alap termékár (listaár).
Ha a szerződéshez számlázási csoport ÁFA van beállítva, a bruttó ár ennek megfelelően kerül újraszámításra a nettó ár alapján.
Tipikus munkafolyamat
- Nyissa meg a Szerződés gyors eseti tétel modult a menüből.
- A Szerződések legördülőből válassza ki azt a szerződést, amelyhez eseti tételt kíván rögzíteni. A kiválasztás után az eseti tételek táblázata automatikusan frissül, és a partner adatai betöltődnek a háttérben.
- Adja meg a termék vonalkódját vagy nevét, illetve keresse meg a kereső gomb segítségével. A rendszer automatikusan kitölti az árat, az ÁFÁ-t és a kedvezményt.
- Szükség esetén módosítsa a mennyiséget, az egységárat vagy a kedvezményt.
- Opcionálisan adjon meg tétel megjegyzést, gyártási számot vagy költséghelyet.
- Kattintson a Hozzáad gombra. A tétel azonnal mentésre kerül és megjelenik az eseti tételek táblázatában.
- A beviteli mezők automatikusan kiürülnek, készen állnak a következő tétel rögzítésére.
Korlátok és fontos tudnivalók
- Ebben a modulban kizárólag eseti tételek rögzíthetők. Állandó tételek kezeléséhez a teljes Szerződések modult kell használni.
- Meglévő tételek módosítása és törlése nem lehetséges innen – ezekhez szintén a teljes Szerződések modul szerkesztő nézetét kell megnyitni.
- A szerződés fejléc adatai (partner, dátumok, periódus stb.) ebből a modulból nem szerkeszthetők.
- Egy tétel hozzáadása azonnal végleges mentéssel jár – nincs külön "Ment" lépés, és nincs visszavonás lehetőség.
- Kifizetett (már számlázott) eseti tételek alapértelmezés szerint nem látszanak a táblázatban; az Összes eseti tétel mutatása jelölőnégyzettel tehetők láthatóvá.