Beállítások

A Rendszer beállítások ablakban a CashMan egyes funkcióinak működését befolyásolhatjuk.

Megjelenés

• Ablak címe: Kikapcsolása esetén kisebb monitorfelbontásnál több helyet hagy a munkára
• Feliratok a vezérlőgombokon: Kikapcsolása esetén kisebb monitorfelbontásnál több helyet hagy a munkára. A gombokra húzva az egeret, felugró felirat jelzi a funkciót.
• Összezáródó menü: Lehet választani, hogy a fix vagy az összezáródó menü legyen használatban.
• Táblázatokban az évszázad jelenjen meg: Szintén helyet nyerünk vele, ha kikapcsoljuk.
• A táblázatokban a partner címe jelenjen meg a neve alatt: ki/bekapcsolható.
• Egyéb rovat jelenjen meg a számla táblázatokban
• Beérkezett számláknál látszik a partner bankszámlaszáma. A neve alatt megjeleni, ellenőrízhető, hogy jó bankszámlaszám van beállítva
• Kilépés menü jelenjen meg a főmenü tetején. Gyorsabb programbezáráshoz.
• Tételes szerkesztés megjelenítés
  • Görgetős: kisebb, laposabb monitorokon, a tételek hozzáadásával növekszik a táblázat
  • Teljes képernyős mód: A tétel táblázat a képernyő aljához van “feszítve” a tételek gördíthetők benne, az összesen mindig látszik
  • Lapozós mód: A fejléc és a tételek külön fülön
• Megjegyzett oszlopszélességek és sorrendek törlése – Ha valamelyik oszlop fejlécen látszik egy kis nyíl, akkor aszerint rendezi. A logika a következő: Első kattintás növekvő sorrend, második kattintás csökkenő sorrend, harmadik kattintás (nyíl eltűnik) alapbeállítás.

Alap adatok

• Alapértelmezett áfa (kiadott): Az itt beállított értéket veszi alapul például új termék vagy számla rögzítésekor,készítésekor.
• Alapértelmezett áfa (beérkezett): Az itt beállított értéket veszi alapul beérkezett számlák esetén.
• Számla záradék: Bekapcsolható és beállítható az alkalmazott számlazáradék
• Mennyiségi egység: Az itt beállított értéket veszi alapul például új termék rögzítésekor, új számla
• Fizetésmód: Alapértelmezett fizetésmód új partnernél
• Használt árak: Beállítható, hogy a termékeknél hányféle ár jelenjen meg. Megadható, hogy mely ár, milyen devizában értendő és az árak elnevezhetők egy maximum 10 betűs névvel, mint például “lista ár”, “nagyker ár”, stb..
• Szorzó: A beszezési ár alapján autómatikusan generálható a termékek eladási ára. Az egyes árakhoz tartozó beviteli mezőkben megadható, hogy a beszerzési ár mennyivel szorzódjon fel a kívánt eladási ár eléréséhez.
• Tizedesjegyek száma az összegekben
• Tizedesjegyek száma a mennyiségekben
• Többszintű költséghely(index) használata

Partnerek

• Automatikus partnerkód: Minden partnerhez tartozik egy partner azonosító kód. Ha a kapcsolót üresen hagyjuk, akkor nekünk kell kézzel megadni a partnerhez tartozó kódot. Ez ott célszerű, ahol kevés partner van, vagy a gyakorlat a partnerek kód szerinti azonosítását alkalmazza. Amennyiben bepipáljuk a kis négyzetet, a rendszer önmaga generál azonosítót, így ezzel nekünk nem kell törődnünk, és ki lehet választani a partnereket névre kereséssel.
• Vezető nullák a generált kódban:
• Partner keresésnél pontosan a partnerkódra keres. Nem keres a névben, hanem a pontos partnerkód alapján azonosítja a partnert.

Termékek

• Automatikus vonalkód (termék azonosító): Hasonlóan a partnerkódhoz, itt is megadható kézzel a termékekhez tartozó egyedi azonosító (termékszám, vonalkód, cikkszám, stb.), amennyiben ez használatban van. Ha nincs, pipáljuk be, és szintén a névre kereséssel találjuk meg a termékeket.
• Ean13 generálása: A beszállító kódja alapján vonalkódot generál.
• Utolsó keresést jegyezze meg: A legutolsó kereséssel indul a következő kereső ablak. Hasznos, ha például széria termékeket adnak el (pl. : cipőméreteknél)
• Deviza ár HUF-ban nyilvántartva:Az Ár 2-ben az Ár 1 alapján a deviza ár HUF-ban (vagy másban) lesz nyilvántartva.
• A vonalkódban és a cikkszámban részkereséssel keres, nem csak az elején: Ha a beírt kódot megtalálja a vonalkód végén, akkor is találatot jelez. Hasznos, ha sok azonos kezdetű, de más végű vonalkód van, és kézzel írják be.
• VTSZ szám használata mindig: Azok számára hasznos, akik gyakran adják meg a termék vámtarifaszámát. Használata esetén a kurzor a termék felvételénél vagy módosításánál automatikusan a VTSZ mezőre ugrik és onnan kezdődik az adatok megadása.

Számlázás

• Az áraknál a bruttó értéket veszi alapnak: Kiskereskedelmi egységekben fontos lehet, hogy a “szép” ár legyen a számlán (990 Ft), amit a 27%-os áfakulccsal kiszámolva a nettóból nem lehet. Ha bekapcsoljuk, a bruttó árakból számol visszafelé.
• Számla példányszáma: Itt adható meg, hogy a számla hány példányban készüljön.
• Számlapéldányok megjelenítése: Beállítható a számlapéldányok számozása a megküldöböztethetőség érdekében.
• Számla megjegyzés: Ha van olyan szöveg, amelyet minden számlán szeretnénk feltüntetni, érdemes ide beírni. Ebben az esetben alapértelmezettként szerepel majd az összes számlán. Természetesen a számlakészítés során ez is törölhető, módosítható, bővíthető például a számla megjegyzés sablonokkal is.
• Beszerzési ár megjelenítése a számlázás ablakban termék kiválasztásakor: Tájékoztatást ad a termék beszerzési áráról.
• Készpénzes számlák pénztárba küldése automatikusan: Amennyiben ezt a lehetőséget bepipáljuk, a készpénzes számlák nyomtatásakor felugrik egy dialógus, ahol kiválaszthatjuk, melyik pénztárba kerüljön a tétel.
• Pénztárbizonylat nyomtatása a pénztárba kerülés után azonnal. A pénztárbizonylat egyből nyomtatható, nem kell bemenni a pénztár ablakba.
• MKB export fájl készítése a beérkezett számlák kiegyenlítésekor: Speciális lehetőség azoknak, aki az MKB bank internetes banki szolgáltatását használják. A kiegyenlítés során a kiegyenlített számlák adatai a vágólapra kerülnek, ahonnan elkészíthető a netes bankoláshoz az importálandó fájl.
• Ablakos borítékhoz a postázási cím nyomtatása: Ablakos boríték nyomtatásához formázza a számlát, kicsit nagyobb fejléccel és az ablakhoz tartozó címzéssel. Ha van postázási (szállítási) cím, akkor az jelenik meg, ha nincs, akkor a számlázási cím.
• Vonalkód megjelenítése a számlán, szállítón, ajánlaton, szállítói és vevői rendelésen: bekapcsolása esetén a termék neve előtt megjelenik a vonalkód
• Cikkszám megjelenítése a számlán, szállítón, ajánlaton, szállítói és vevői rendelésen: bekapcsolása esetén a termék neve előtt megjelenik a cikkszám
• Számlán jelenjen meg a partner egyenlege: Az átutalásos számlák (nyomtatott/nyomtatási kép) alján megjelenik a partner egyenlege. Egymás alatt látható az egyenlegben történt változás(előző egyenleg, az aktuális számla és az összesen).
• Számlán jelenjen meg a készítő neve: Bekapcsolása esetén a számla alján megjelenik a belépett felhasználó neve
• Számlaszám vonalkódos nyomtatás: Bekapcsolása esetén a számlán megjelenik a számlaszám vonalkód formában is, ami egy másik rendszerbe beolvasható.
• Számlázás ablakban a számlák listázása a számlaszámok szerint jelenjen meg: Bekapcsolása esetén a számla lista tetején jelennek meg a proforma és be nem fejezett (kiadatlan) számlák.
• Alapértelmezett számlatípus: Ki lehet választani a számla típusát.
• Késedelmi kamat számítása: Ez esetben késedelmi kamatot számítunk fel.
• Kamat mértéke: Százalékosan meg lehet adni a kamat mértékét.
• Használt deviza árfolyam: Lehet MNB (automatikusan frissül) és lehet saját bank (manuálisan kell frissíteni)
• Melyik devizát használja. Mindig az előző napit vagy ha van, az aznapit.
• Garancialevél: bekapcsolható, hogy a számlázásnál jelenjen meg a garanciaidő és a nyomtatásban a garancialevél nyomtatása
• Garancialevél állandó megjegyzés. Az ide beírt szöveg a garancialevélen jelenik meg.

CRM

• A naptárban jelenjenek meg a proforma számlák is, mint várható bevétel. A normál számlák alapból megjelennek, ezzel kapcsolhatók be a proformák (díjbekérők)
• A hétvégi napok megjelenítse a naptárban.

Kiadott és beérkezett számlák

• HUF számláknál kerekítés egész forintra: Ebben az esetben egész forintokra kerekítünk a HUF számláknál.
• Beérkezett számlák módosítása: Bekapcsolása esetén a beérkezett számlák módosíthatók lesznek. A módosítás bekapcsolását érdemes átgondolni. Egy szabály van, az automatikus pénztárba helyezés és a módosítás nem lehet egyszerre bekapcsolva, mert előfordulhat olyan eset, amikor a számla módosítással egy pénztár bizonylat is módosulna.
• Új beérkezett számlák számlaszámának ellenőrzése, hogy van-e már ilyen rögzítve: Bekapcsolásánál ellenőrzi az új beérkezett számlákat, hogy van-e ilyen már rögzítve.

Nyomtatás

• Számlaformátum: A számlakép választható. Az egyes opciók esetében különböző felépítésű, számlaképű számlát fogunk kapni nyomtatás esetén.
• Szállítóformátum. A szállítókép választható. Az egyes opciók esetében különböző felépítésű, számlaképű szállítólevelet fogunk kapni nyomtatás esetén.
• Barion QR kód megjelenítése a számlán. Könnyen leolvasható QR kód.
• Barion fizetésmódhoz tartozó e-mail
• Aláírások megjelenítése és a megjelenítendő szöveg. Például: átadó, átvevő vagy vevő, szállító

Naplózás

• Felhasználói műveletek naplózásának ki/bekapcsolása

Készletkezelés

• Ne engedje nulla alá menni a készletet. Ebben az esetben, ha nincs készlet, nem lehet eladni a terméket.
• Proformán kiadott termékeket is vegye figyelembe készletszámításnál.
• Raktárközi mozgásnál értéket is ír a szállítóra
• Gyári számok kezelése: Bekapcsolásakor a beszerzésnél és értékesítésnél meg lehet adni a gyártási számot és a készletet e szerint is nyilvántartja.
• Szállító példány
• Szállítóra kerülő állandó megjegyzés.
• Szállító nyomtatása értékkel, érték nélkül vagy kérdezze meg a nyomtatásnál, hogy hogyan.
• Szállító elszámolásnál a szolgáltatást is emelje rá a számlára
• Tételek összevonásánál ne csak az azonosítót, a megnevezést és az árat figyelje, hanem a megjegyzést is. Ha minden egyforma, csak akkor vonja össze.
• Beszerzési nyilvántartási ár választható, utolsó beszerzési ár vagy súlyozott átlagár szerint.
• Pultos értékesítésnél lehessen bizonylatszámot beírni.
• Nyomtasson blokkot (speciális blokknyomtató szükséges)
• Az új tétel ne a táblázat alján, hanem a tetején jelenjen meg.
• Kisebb (8 cm) blokk nyomtatása
• Szolgáltatás is értékesíthető pulton keresztül.
• Ajánlat példányszám
• Ajánlat állandó megjegyzés
• Ajánlat érvényessége (napok)
• Ajánlat nyomtatás termék képekkel, ha a terméknél töltött fel képet.

Automatikus értesítések

• Automatikus felszólító levelek: Ki- és bekapcsolható, megadható, hogy melyik levélminta menjen ki a partnernek, beállíthatók a napok, hogy a lejárat után, illetve a kiküldés után mikor menjen az első és következő levél.
  • Az első értesítés küldése a fizetési határidő lejárta után: X nap. (gondoljon az esetleges banki átfutási időre) – ez azt jelenti, hogy ha van egy számla, aminek lejárt a fizetési határideje X napja, akkor kiküldi a felszólító levelet. Tehát, ha 3 nap van megadva, akkor a fizetési határidő után 3 nappal megy a levél.
  • A következő (és minden további) értesítés küldése: X naponta. – ez azt jelenti, hogy a felszólító levél kiküldése után vár X napot és utána újra küldi a levelet. Ha például 7 nap van beállítva, akkor egy hét múlva küldi a következőt.
  • Második szint X. levélküldéstől – ez azt jelenti, hogy a második szintű levelet az X. levéltől küldi ki. Vagyis, ha meg van adva 2, akkor a 2. (második) levél már a második szinten megy ki.
  • Harmadik szint X. levélküldéstől – ez azt jelenti, hogy a harmadik szintű levelet az X. levéltől küldi ki. Vagyis, ha meg van adva 3, akkor a 3. (harmadik) levél már a harmadik szinten megy ki.
• Automatikus figyelmeztető e-mail számla lejárat előtt. Megadható a sablon és a napok száma.
• Automatikus köszönő levél, ha a számlakiegyenlítés megtörtént.
• Automatikus napi jelentés: Bekapcsolása esetén, a megadott e-mail címre küld egy összefoglalót a napi számlákról, termékforgalomról, kintlévőségekről, tartozásokról, stb.
• Számlakedvezmény kupon bekapcsolásával, ha határodőn beül egy számla kifizetésre kerül, ezt a rendszer a beállított % mértékében feljegyzi és a legközelebbi partnernek észülő számlánál értesítést küld, hogy van egy kopnja, amit a számlára rá lehet emelni, mint kedvezmény.
• Egyéb értesítésekben bekapcsolható, hogy a megadott érték elérése után értesítést küldjön az aktuális e-számla és postázás cspmagokról, valamit a beérkezett számlák lejáratáról.
• Sorzámozás újraindítása bekapcsolása esetén az évzárás december 31.-én éjfélkor automatikusan végrehajtódik.

E-számla / PDF számla / Postázás

• PDF küldésnél lehet HTML kódokat használni (vastag betű, döntött stb.)
• Másolat saját címre, így a küldő is láthatja, hogy milyen számlát küldött
• A számla küldhető PDF formában, ami elektronikus úton előállított papír alapú számla lesz. Az ügyfél nyomtatóján kerül kinyomtatásra.
• SMTP: Kimenő levélszerver adatait lehet itt megadni(host-kiszolgáló,user-felhasználó,jelszó,portszám). Továbbá meg lehet adni, hogy használjon-e TLS titkosítási protokollt.
• Valódi e-számla az e-számla vagy a számlaközponton keresztül. A kapott azonosítók itt adhatók meg.
• Postázás szolgáltatással küldhetők számlák postai úton. Részletek: cmfx.hu/postazas.html
• Postázás részletes beállítása (színes, ff illetve normál, ajánlott küldemény)

miniCRM

• A partneradatok átküldhetők a miniCRM rendszerbe. Itt lehet megadni az API és azonosító adatokat.

Termékgyártás

• A receptúra kalkulációként is működik, árak adhatók meg (beszerzés, eladás)

Adóhatósági ellenőrzés

• Az Adóhatósági Adatszolgáltatási Kötelezettség során sok olyan adatot kell megadni, aminek a rögzítése szükséges. Nézze át az itt lévő lehetőségeket és kapcsolja be azokat, melyek Önre vonatkoznak. A bekapcsolt adatmezők a számlázás során megjelennek és ki kell töltenie őket.