Hibás számlák kezelése

A CashMan fejlesztése során sorra építünk be olyan figyelő és ellenőrző funkciókat, hogy a hibás számlák létrejöttét a lehető leghatékonyabban meggátoljuk, de vannak olyan adatok, melyeket nem tudunk ellenőrizni, mert nem ismerjük a gazdasági esemény milyenségét, például, hogy adott számlázási tételhez az az áfa megfelelő-e, amit alkalmaztak. Ilyen esetekben a számla létrejön, de a NAV hibásnak jelöli

Egy régebbi hírlevélben jeleztem, hogy az ilyen számlát ne stornózzák, mert akkor már két hibás számla lesz belőle, hanem közösen vizsgáljuk meg, hogy mi a hiba és a lehetőségekhez képest javítsuk, ami nem adott nagy mozgásteret, mivel bizonylatba nem lehet módosítani

Próbáltunk utána járni, hogy ilyen esetben mi a helyes eljárás és az alábbiakban ismertetem, hogy mire jutottunk.

Hibás számla esetén mi a teendő?

Ha egy számla elkészül, a CashMan minden esetben beküldi a NAV-nak és ha a számla hibát tartalmaz, akkor ezt hibásnak jelöli. Ebben az esetben ezt a számlát érvényteleníteni kell (stornó) és el kell készíteni az új, hibátlan számlát.

Hibás számla esetén is eleget teszek az adatszolgáltatásnak?

Igen. A CashMan minden számlát beküld a NAV-nak. Úgy látjuk, hogy az adatszolgáltatás ténye a NAV szempontjából fontosabb, mint, hogy ez az adat hibás. Tehát az eredeti hibás számla, az érvénytelenítő (stornó) számla és a javított új számla is beküldésre kerül.

Ha nem sikerül a beküldés, mi a teendő?

Előfordulnak olyan hibák, ami miatt a beküldés nem lehetséges, leginkább formai hibák esetén. Ilyen esetben a CashMan jelzi, hogy nem sikerült beküldeni sem a számlát. Itt továbbra is az a metódus, hogy keressenek minket és együtt javítjuk próbáljuk megtalálni az okot és a megoldást.

Hogyan tudom meg, ha hibás egy számla?

• • Minden alkalommal, amikor belép a CashManbe, ellenőrzi, hogy van-e hibás számla. Ha talál ilyen számlákat, egy felugró ablakban figyelmeztet és ki is lehet listázni a hibás számlákat.
  • Amikor megkísérli a számlákat beküldeni, de hibát jelez vissza a NAV, akkor e-mail figyelmeztetést küld a cégadatoknál megadott e-mail címre.

Hol láthatom a számla NAV státuszokat?

• • B – Beküldött, de a NAV által még nem feldolgozott számla
  • V – Sikeresen visszaigazolt NAV által befogadott számla
  • VF – Sikeresen visszaigazolt NAV által befogadott számla, de a NAV valamilyen figyelmeztetést (warning) fűzött a számlához. Ha az egeret rátolja, megjelenik a figyelmeztetés szövege.
  • H – Beküldött, de a számla hibás számla. Az ilyen számlákat érvényteleníteni kell és új számlát kell kiállítani.
  • HJ – Beküldött, de már érvénytelenített hibás számla. Ebben az esetben az eredeti hibás számla és az érvénytelenítő (stornó) számla is HJ jelölést kap, mivel az érvénytelenítő számla is tartalmazza ugyan azt a hibát.
  • – – Olyan számla, amit nem kell beküldeni a NAV-nak (pl.: MOSS) vagy olyan formai hibát tartalmazó számla, aminek a beküldése nem sikerült, például a technikai felhasználó nem megfelelő, nincs jogosultsága. Az ilyen számlákról e-mail üzenet is érkezik a cégadatoknál megadott e-mail címre.