Hibás számlák kezelése

A CashMan fejlesztése során sorra építünk be olyan figyelő és ellenőrző funkciókat, hogy a hibás számlák létrejöttét a lehető leghatékonyabban meggátoljuk, de vannak olyan adatok, melyeket nem tudunk ellenőrizni, mert nem ismerjük a gazdasági esemény milyenségét, például, hogy adott számlázási tételhez az az áfa megfelelő-e, amit alkalmaztak. Ilyen esetekben a számla létrejön, de a NAV hibásnak jelöli

Egy régebbi hírlevélben jeleztem, hogy az ilyen számlát ne stornózzák, mert akkor már két hibás számla lesz belőle, hanem közösen vizsgáljuk meg, hogy mi a hiba és a lehetőségekhez képest javítsuk, ami nem adott nagy mozgásteret, mivel bizonylatba nem lehet módosítani

Próbáltunk utána járni, hogy ilyen esetben mi a helyes eljárás és az alábbiakban ismertetem, hogy mire jutottunk.

Hibás számla esetén mi a teendő?

1. Sztornózza a hibás számlát.
Állítson ki sztornó számlát az eredeti, hibás számlára.

2. Készítsen belső jegyzőkönyvet.
Rögzítse benne, hogy az eredeti számla adatszolgáltatása technikai ok miatt nem teljesült az Online Számla rendszer felé.

3. Állítsa ki újra a számlát.
Készítse el az új számlát a helyes ÁFA-kulccsal és ÁFA-tartalommal.

4. Küldje be az új számla adatszolgáltatását.
A helyes adattartalmú számlát az Online Számla rendszer már be fogja fogadni.

5. Őrizze meg a kapcsolódó dokumentumokat.

   1. Az Online Számla rendszer által küldött hibaüzenetet.

   2. A belső jegyzőkönyvet.

   3. A hibás számla, a sztornó számla és a helyes számla kapcsolatát egyértelműen igazoló dokumentációt.


Ezzel biztosítható, hogy egy esetleges NAV-ellenőrzés során egyértelműen igazolható legyen, hogy a hibás számla javítása a számviteli és áfaszabályoknak megfelelően történt.

Hogyan tudom meg, ha hibás egy számla?

• • Minden alkalommal, amikor belép a CashManbe, ellenőrzi, hogy van-e hibás számla. Ha talál ilyen számlákat, egy felugró ablakban figyelmeztet és ki is lehet listázni a hibás számlákat.
  • Amikor megkísérli a számlákat beküldeni, de hibát jelez vissza a NAV, akkor e-mail figyelmeztetést küld a cégadatoknál megadott e-mail címre.

Hol láthatom a számla NAV státuszokat?

• • B – Beküldött, de a NAV által még nem feldolgozott számla
  • V – Sikeresen visszaigazolt NAV által befogadott számla
  • VF – Sikeresen visszaigazolt NAV által befogadott számla, de a NAV valamilyen figyelmeztetést (warning) fűzött a számlához. Ha az egeret rátolja, megjelenik a figyelmeztetés szövege.
  • H – Beküldött, de a számla hibás számla. Az ilyen számlákat érvényteleníteni kell és új számlát kell kiállítani.
  • HJ – Beküldött, de már érvénytelenített hibás számla. Ebben az esetben az eredeti hibás számla és az érvénytelenítő (stornó) számla is HJ jelölést kap, mivel az érvénytelenítő számla is tartalmazza ugyan azt a hibát.
  • – – Olyan számla, amit nem kell beküldeni a NAV-nak (pl.: MOSS) vagy olyan formai hibát tartalmazó számla, aminek a beküldése nem sikerült, például a technikai felhasználó nem megfelelő, nincs jogosultsága. Az ilyen számlákról e-mail üzenet is érkezik a cégadatoknál megadott e-mail címre.