Egy webshopban vagy üzletben az értékesítés nem mindig ér véget a fizetéssel. A vevő visszaküldhet egy terméket, kérhet cserét, vagy visszatérítés válhat szükségessé. Ilyenkor két folyamatot kell egyszerre rendbe tenni: a készletet és a bizonylatot. Ha ezek külön életet élnek, könnyen eltérhet a tényleges raktárkészlet a nyilvántartástól, miközben a számlázás sem a valós gazdasági eseményt mutatja.szerben együtt dolgozni a megbízóval.
Túl hosszú, nem olvasom el (TL;DR)
Visszáru esetén a fizikai készletváltozásnak és a bizonylati korrekciónak ugyanazt a gazdasági eseményt kell tükröznie. Részleges visszáruhoz jellemzően részleges számlamódosítás tartozik, teljes visszavételnél pedig az eredeti ügyletet kell megfelelően korrigálni. Cserénél különösen fontos, hogy a visszaérkező és a kiadott termék is megjelenjen a készletben, miközben a számlázás a csere tényleges tartalmát követi.
Visszáru: nem elég visszatenni a terméket a polcra
Ha a vásárló visszaadja az árut és az ellenérték egészét vagy egy részét visszakapja, az eredeti számlát is korrigálni kell. Részleges visszárunál csak az érintett tételt vagy mennyiséget kell módosítani, nem az egész értékesítést.
A gyakorlatban gyakran „jóváíró számláról” beszélünk, az Áfa tv. azonban számlával egy tekintet alá eső okiratként kezeli az eredeti számlát módosító bizonylatot. Ennek hivatkoznia kell az eredeti számlára, és egyértelműen meg kell mutatnia, mit és milyen összegben módosít. Ha az eredeti teljesítési időpont helyes volt, a visszáru miatt kiállított módosító bizonylaton sem szabad azt egyszerűen a visszavétel napjára átírni.
Készletoldalon ezzel párhuzamosan rögzíteni kell a visszaérkezést. Az eladható állapotú termék visszakerülhet a rendelkezésre álló készletbe, a sérült vagy ellenőrzésre váró áru viszont célszerűen külön készletállapotot kapjon.
Csere: két termékmozgás, nem feltétlenül egyetlen számlázási helyzet
Cserekor legalább két készletmozgás történik: a visszahozott termék beérkezik, a másik pedig kikerül. A számlázás módja attól függ, miért és mire történik a csere. Más a helyzet egy szavatossági vagy jótállási csere esetén, és más akkor, ha a vevő eltérő terméket választ, esetleg árkülönbözetet is fizet vagy kap vissza.
Ezért nem érdemes a „csere” műveletet pusztán raktári átvezetéssel lezárni. A rendszerben legyen követhető, melyik eredeti értékesítéshez kapcsolódik a visszáru, melyik termék érkezett vissza, mi került ki helyette, és keletkezett-e pénzügyi különbözet.
Jóváírás és visszatérítés: a számla nem törölhető nyom nélkül
Egy már kiállított számlát nem szabad egyszerűen eltüntetni a rendszerből. A módosító vagy érvénytelenítő bizonylatnak kapcsolódnia kell az eredeti számlához, és az ilyen bizonylatokról is teljesíteni kell a NAV Online Számla adatszolgáltatást.
Webshopos elállásnál a pénzügyi visszatérítésnek is össze kell érnie a folyamattal. Fogyasztói elállás esetén a vállalkozás főszabály szerint legkésőbb az elállásról való tudomásszerzéstől számított 14 napon belül téríti vissza az összeget, bizonyos feltételekkel azonban a visszafizetés az áru visszaérkezéséig vagy a visszaküldés igazolásáig visszatartható.
Gyakorlati tanácsok kereskedőknek
Minden visszárunál ugyanazt a négy pontot érdemes ellenőrizni: mi történt a termékkel, mi történt a számlával, történt-e pénzmozgás, és mindhárom ugyanahhoz az eredeti értékesítéshez kapcsolódik-e. Integrált készlet- és számlakezelésnél ez jelentősen csökkenti a kézi rögzítésből adódó eltérések esélyét.
Gyakran ismételt kérdések
Részleges visszáru esetén az egész számlát sztornózni kell?
Nem feltétlenül. Ha csak egy tétel vagy mennyiség változik, az eredeti számla érintett adata módosítható.
A visszavett termék automatikusan visszakerülhet az eladható készletbe?
Csak akkor célszerű, ha állapota ezt lehetővé teszi. Ellenőrzésre váró vagy sérült terméket jobb elkülönítve kezelni.
Csere esetén mindig új számla kell?
Nem. A bizonylatolás a csere jogcímétől és pénzügyi tartalmától függ. Ár- vagy termékváltozásnál különösen fontos, hogy a bizonylatok és a készletmozgások egymással összhangban legyenek.
A visszáru nem egyszerűen egy termék visszaérkezése a raktárba. A készletmozgás, a számlamódosítás és a visszatérítés egyetlen összefüggő folyamat része. Minél pontosabban követi ezt a vállalkozás egy rendszerben, annál kisebb az esélye annak, hogy a készlet, a pénzügy és a számlázás eltérő adatokat mutasson.