Egy könyvelő nem csupán a bevallások és nyilvántartások kezelője. A vállalkozás működéséről olyan pénzügyi és adminisztratív információkat lát, amelyek alapján időben jelezheti, ha egy döntésnek adózási vagy számviteli következménye lehet. Ezért a választásnál a szakmai háttér mellett legalább ilyen fontos a kommunikáció, az elérhetőség és az, hogy mennyire tud rendszerben együtt dolgozni a megbízóval.
Túl hosszú, nem olvasom el (TL;DR)
A jó könyvelő ismeri a vállalkozás működését, érthetően kommunikál, előre jelzi a fontos teendőket, és pontosan meghatározott rendszerben dolgozik a megbízóval. Választáskor a szakmai jogosultság mellett érdemes tisztázni a szolgáltatás tartalmát, az adatátadás módját, az elérhetőséget és azt is, hogyan kapcsolódik a könyveléshez a használt számlázó program..
Szakmai háttér: ne csak az ajánlás döntsön
A személyes ajánlás hasznos kiindulópont, de önmagában kevés. Érdemes ellenőrizni a könyvviteli szolgáltatásra jogosító szakmai hátteret és a nyilvántartási adatokat, valamint azt, hogy a könyvelő rendelkezik-e a vállalkozáshoz hasonló ügyfelekkel szerzett tapasztalattal.
Nem mindegy például, hogy főként egyéni vállalkozókkal, webáruházakkal, alkalmazottakat foglalkoztató cégekkel vagy nemzetközi ügyleteket végző vállalkozásokkal dolgozik. A releváns tapasztalat sok esetben legalább olyan fontos, mint az, hány éve van a szakmában.
A jó könyveléshez két fél együttműködése kell
A közös munka akkor működik jól, ha az információ nem csak egy irányba áramlik. A könyvelőnek időben szüksége van a bizonylatokra, szerződésekre és a működést érintő fontos változásokra, a vállalkozónak pedig érthető tájékoztatásra a határidőkről és a szükséges teendőkről.
Már az együttműködés kezdetén érdemes rögzíteni, milyen dokumentumokat, milyen formában és mikorra kell átadni, ki milyen feladatért felel, és mely ügyekben szükséges előzetesen egyeztetni. A NAV előtti állandó képviseletet szintén rendezni kell, az ugyanis nem jön létre automatikusan attól, hogy valaki a vállalkozás könyvelője.
Hol kapcsolódik ehhez a számlázó program?
A számlázó program rendezettebbé és gyorsabbá teheti az adatátadást, de ehhez a könyvelési folyamatot is érdemes hozzá igazítani. Már a szerződéskötés előtt célszerű tisztázni, hogy a könyvelő milyen formában tudja átvenni digitálisan anyagokat, és mely dokumentumokat kell továbbra is külön eljuttatni hozzá.
A jól kialakított rendszer célja nem az, hogy minél több digitális eszközt használjunk, hanem az, hogy ne kelljen ugyanazokat az adatokat feleslegesen többször rögzíteni, és a könyvelő időben megkapjon minden szükséges információt.
Gyakorlati tanácsok könyvelőválasztáshoz
A megállapodás előtt tisztázza a szolgáltatás pontos tartalmát és díjazását. Derüljön ki, mi tartozik a havi díjba, hogyan történik a kapcsolattartás, milyen határidővel várja az anyagokat, és mennyi időn belül válaszol a kérdésekre.
Érdemes arra is rákérdezni, mi történik szabadság vagy hosszabb távollét esetén. Ha már az elején világos az adatátadás menete, a felelősségi kör és a kommunikáció módja, később jóval kevesebb félreértésre lehet számítani.
Gyakran ismételt kérdések
Ellenőrizhető a könyvelő szakmai jogosultsága?
Igen. A könyvviteli szolgáltatás végzésére jogosult szakemberekről hatósági nyilvántartás készül, amelynek meghatározott adatai nyilvánosak.
A könyvelő automatikusan képviselhet a NAV előtt?
Nem. Az állandó képviseleti jogosultságot megfelelő módon be kell jelenteni a NAV-hoz.
Kiválthatja a könyvelőt egy számlázó program?
Nem. A számlázó program az adminisztráció és az adatátadás hatékonyabbá tételében segíthet, de a könyvviteli és adózási szakértelmet nem helyettesíti.
A megfelelő könyvelő kiválasztása nem ér véget a szakmai végzettség ellenőrzésével. Legalább ennyit számít a kiszámítható kommunikáció, a pontos feladatmegosztás és az, hogy a vállalkozó és a könyvelő időben megossza egymással a szükséges információkat. Így a könyvelés nem elszigetelt adminisztratív feladat lesz, hanem rendezett része a vállalkozás működésének.