A leltár egyik legfontosabb pillanata, amikor kiderül: a nyilvántartás szerint tíz darab terméknek kellene lennie a raktárban, de csak nyolc van. Vagy éppen tizenkettő. Az eltérést nem elég egyszerűen átírni a készletkezelőben. Először azt kell tisztázni, mi történt, mert másképp kezelendő egy adminisztrációs hiba, egy tényleges hiány és egy selejtezendő áru.
Túl hosszú, nem olvasom el (TL;DR)
Ha a polcon lévő készlet nem egyezik a nyilvántartással, nem érdemes azonnal egyszerű korrekcióval „helyretenni” a számokat. Előbb meg kell keresni az eltérés okát: lehet hibás bevételezés vagy kiadás, raktárközi mozgás, visszáru, sérült vagy lejárt termék, de valódi leltárhiány vagy készlettöbblet is. A rendezés módja az októl függ, a készletmozgást pedig megfelelő bizonylattal kell alátámasztani.
Leltárhiány esetén először az okot keressük
A hiány nem feltétlenül jelent elveszett árut. Gyakori ok a kimaradt bevételezés vagy kiadás, a rossz cikkszám, a téves mennyiség, a nem rögzített raktárközi mozgás vagy egy korábbi visszáru hibás kezelése. Érdemes ezért a fizikai készletet újraszámolni, majd tételenként összevetni a beszerzésekkel, értékesítésekkel és belső készletmozgásokkal. Ha az eltérés oka azonosítható, az eredeti hibát kell javítani. Ha nem található magyarázat, a tényleges leltárhiányt a vállalkozás számviteli és leltározási szabályai szerint kell elszámolni és dokumentálni.
Készlettöbblet: a több áru sem feltétlenül jó hír
A többlet ugyanúgy eltérés, mint a hiány. Előfordulhat például, hogy egy beszerzés fizikailag megérkezett, de a bevételezés kimaradt, tévesen kevesebb mennyiséget rögzítettek, vagy egy korábbi készletmozgás rossz raktárra került. Itt is az ok feltárása az első lépés. A nyilvántartást olyan korrekcióval érdemes módosítani, amelyből később is visszakövethető, miért változott meg a készlet.
A sérült vagy lejárt termék nem automatikusan leltárhiány
Ha az áru fizikailag megvan, de sérült, lejárt, eladhatatlanná vagy feleslegessé vált, az nem ugyanaz, mint az ismeretlen eredetű hiány. A számviteli törvény szerint az ilyen készlet értékét bizonyos esetekben csökkenteni kell, akár a használhatóságnak vagy értékesíthetőségnek megfelelő értékig.
A selejtezést nem érdemes egyszerű készletcsökkentésként kezelni. A készlet kivezetését megfelelő számviteli bizonylattal kell alátámasztani; a dokumentációból az érintett tételnek és a gazdasági eseménynek egyértelműen azonosíthatónak kell lennie.
Miért fontos a pontos leltár?
A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknak az üzleti év végi beszámoló mérlegtételeit leltárral kell alátámasztaniuk. Folyamatos mennyiségi nyilvántartás esetén is szükséges időszakos fizikai ellenőrzés; ennek gyakoriságát a leltározási szabályzat rögzíti, de legalább háromévente mennyiségi felvételt kell végezni. Ha nincs folyamatos mennyiségi nyilvántartás, a mérlegfordulónapra vonatkozóan évente szükséges a mennyiségi leltározás.
Egy jól vezetett készletnyilvántartás azért hasznos, mert az eltérések nem csak év végén derülnek ki. Ha van számlázóprogramjában leltárfunkció, abban az esetben a fizikailag fellelt mennyiség rögzíthető, a lezáráskor pedig a rendszer leltárkorrekcióval rendezi a nyilvántartott és a tényleges készlet közötti különbséget.
Gyakorlati tanácsok
- Ne korrigálja automatikusan a készletet, amíg nem vizsgálta meg az eltérés okát.
- Leltározás előtt rendezze a függő bevételezéseket, visszárukat és raktárközi mozgásokat.
- A sérült, lejárt és selejtezésre váró árut különítse el a forgalomképes készlettől.
- Minden készletkorrekcióhoz legyen visszakereshető bizonylat vagy jegyzőkönyv.
Gyakran ismételt kérdések
Minden készlethiány leltárhiány?
Nem. Előbb ki kell zárni például a rögzítési hibát, a kimaradt készletmozgást vagy a téves cikkszámot.
A selejtezett terméket egyszerűen törölhetem a készletből?
Nem célszerű. A selejtezés okát és a készlet kivezetését megfelelően dokumentálni kell.
Milyen gyakran kell leltározni?
Ez a nyilvántartás módjától függ. Folyamatos mennyiségi nyilvántartás mellett legalább háromévente, ilyen nyilvántartás hiányában a mérlegfordulónapra vonatkozóan évente szükséges mennyiségi felvétel.
A leltáreltérés nem pusztán egy szám, amelyet ki kell javítani. Megmutathatja, hogy a készletkezelési folyamat valamely pontján hiba, veszteség vagy dokumentálatlan mozgás történt. A pontos készletnyilvántartás és a következetes bizonylatolás nemcsak az év végi leltárt teszi egyszerűbbé, hanem a napi működésben is gyorsabban láthatóvá teszi a problémákat.