A vállalkozások világában az állandó fejlődés és hatékonyság növelése kulcsfontosságú. Így a számlázó szoftverek is igen fontos szerepet játszanak ebben a folyamatban, hiszen segítenek egyszerűsíteni és automatizálni a számlázási folyamatokat. Ahogy vállalkozásunk növekszik és változik, előfordulhat, hogy a jelenleg használt számlázó program már nem felel meg az igényeinknek. Ebben az esetben elkerülhetetlenné válhat egy új számlázó rendszer kiválasztása és bevezetése.
Mikor és miért váltsak számlázó programot?
Váltani bármikor lehet, évközben is, de mindenképpen célszerű üzleti és ügyviteli szempontból egy ideálisabb, nyugodtabb időszakot választani.
A számlázó program váltásakor az első lépés a jelenlegi számlázó program hiányosságainak felmérése:
- Funkcionalitás: mely funkciók hiányoznak vagy nem működnek megfelelően a jelenlegi programban?
- Integrációs problémák: mennyire integrálható más üzleti eszközökkel, szoftverekkel vagy rendszerekkel?
- Felhasználói élmény: mennyire könnyen használható a szoftver a számunkra, illetve lassúsága mennyire hátráltat bennünket?
Milyen számlázó programra váltsak?
Ha pontosan tudjuk, hogy mik a hiányosságok jelenleg használt szoftverünknél, úgy már könnyedén meg is tudjuk határozni az elvárásokat az új számlázó rendszer tekintetében.
- Megvannak-e az alapvető funkciók, melyre egészen biztosan szükség lesz?
- Speciális igények: ilyen pl. a többnyelvű használat.
- A felhasználóbarát működés, a gyorsaság szintén alapkövetelmény.
- Jövőbeli igények megvalósítása, azaz jó, ha a szoftver fejleszthető, így együtt tud növekedni a vállalkozással.
- Kövesse a technológiai fejlesztéseket, hiszen ez is kihat a hosszú távú használhatóságra.
- Költségvetés tekintetében, mennyi fér bele a büdzsébe?
Mi a teendő számlázószoftver váltáskor?
Mindenképpen szánjunk időt az új szoftver alapos megismerésére, ezért is ideális a nyugodtabb időszak a váltásra.
Néhány teendőnk lesz, hogy el tudjuk kezdeni vele a munkát:
- cégadatok pontos kitöltése,
- meglévő partner- és termékadatok importálása,
- egyedi előtag beállítása a számla sorszámához,
- könyvelő számára meghívó küldése,
- fiókunk összekötése a NAV Online Számlarendszerével,
- korábbi számlázóban tárolt ki- és bejövő számlákat pedig adatexportálással el lehet juttatni a könyvelőnek, így adóbevalláskor fel tudja használni.
Összességében tehát láthatjuk, hogy egyszerűen kivitelezhető az átállás, ám a jó számlázó rendszer kiválasztása és a kritériumok figyelembevételével meghozott döntés nemcsak a mindennapi munkát és a folyamatok optimalizálását eredményezi, hanem növelheti a hatékonyságot is sok tekintetben.