A számlázási kisokos első részében azokat az alapfogalmakat sorakoztattuk fel, melyek a számla adattartalmához, a számla kitöltéséhez szükségesek. A második részben a számlázási folyamatokkal kapcsolatos fogalmakat gyűjtjük össze. Igyekeztünk úgy összeállítani kisokosunkat, hogy a mindennapi gyakorlatban megkönnyíthessük a számlázási folyamatban kezdő vagy kevésbé járatos vállalkozókat.
Számlázó program
A számlázó programok tulajdonképpen szoftverek, melyek segítségével számlákat készíthetünk és kezelhetünk. A számlázó programok rendkívül hasznosak lehetnek a vállalkozások számára, időt és erőforrásokat lehet a használatukkal megtakarítani. Segítségükkel a pénzügyi nyilvántartások pontosak, szervezettek és egyszerűen nyomon követhetők.
Adattörlő szolgáltatás
A tartós adathordozó eszközöknél, mint például:
- mobiltelefon,
- laptop,
- tablet stb.
egy alkalmazás – az adattörlő szolgáltatás – teszi lehetővé, hogy az eszközön tárolt adatok biztonságosan és visszavonhatatlanul törlődjenek. Ezzel biztosíthatjuk azt, hogy a továbbiakban nem jutnak az eszköz következő felhasználóinak birtokába vagy más illetéktelen kezébe a korábban tárolt adatok és ezzel egyúttal kiküszöböljük az adatok visszaállításának lehetőségét is.
Időbélyeg
Az időbélyeg valójában egy digitális dátumbélyegző. Igazoljuk vele a számla létrehozásának pontos időpontját, így a későbbiekben is visszaellenőrizhető, hogy a számlát ki, mikor és kinek állította ki.
Hogy a hitelességet biztosítsuk, az időbélyegeket egy hiteles időbélyeg szolgáltatótól kell megvenni és a dokumentumhoz rendelni egy algoritmus segítségével.
Ezt hívják így ebben a formában minősített időbélyegnek.
Digitális aláírás
A digitális aláírással a dokumentum aláíróját tudjuk hitelesen azonosítani. Technikailag utólag nem lehet megkérdőjelezni a hitelességét és mindig egyedi, mint egy ujjlenyomat.
Tömeges számlagenerálás
A tömeges számlagenerálás egy olyan funkció lehet az elektronikus számlakiállításokon belül, amely lehetővé teszi egynél több számla automatikus létrehozását és kezelését, akár nagy mennyiségben is anélkül, hogy mindegyiket egyenként kellene létrehozni.
Előlegszámla
Az előlegszámla egy teljesen hagyományos számla, melyet akkor állítunk ki mikor a vevő a termékért vagy szolgáltatásért előleget fizet. Kizárólag a számlán található tételsorban fog szerepelni az előleg szó és esetleg a hozzá kapcsolódó termék vagy szolgáltatás. Előleg számlát akkor kell kiállítani, ha az ügyfél a termék/szolgáltatás csak egy részét fizeti ki előre.
Előleg bekérő
Az előleg bekérő nem számla, így nem vonatkoznak rá a számlázási szabályok. Másnéven proforma, így ha az előleg ennek alapján lett kifizetve, úgy még ki kell állítani egy számlát róla a továbbiakban.
Végelszámoló számla
A végelszámoló számla olyan számla, amelyet akkor állítunk ki, amikor egy termék értékesítése vagy szolgáltatás teljes mértékben teljesült. Így az a célja, hogy kiegyenlítse az előlegszámlán szereplő összegeket a teljes költséggel. Más szóval, a végelszámoló számla a teljes költséget mutatja, levonva az előlegszámlán már kifizetett összegeket, így a vevő pontosan láthatja, mennyit kell még fizetnie.
Kintlévőség
A számlázási folyamatokban a kintlévőség az az összeg, mely ellenértéke az eladott terméknek vagy szolgáltatásnak és amely még nem érkezett meg a számlát kiállítónak. Egyszerűbben fogalmazva, ha egy vállalkozás számlát állít ki egy vevőnek, és a vevő még nem fizette ki a számlát, akkor ez az összeg a vállalkozás kintlévősége lesz egészen a kiegyenlítés pillanatáig.
Reméljük ezzel a kétrészes összefoglalóval tudtunk segíteni a fogalmak közötti eligazodásban, azok tisztázásában. Igyekeztünk értékes útmutatót összeállítani, mely hasznos lesz a mindennapi gyakorlatban. A számlázás területe olykor bonyolult lehet, de a fogalmak tisztázásával máris egyértelművé válhat sok homályos terület.