A számlázás, a számlák kibocsátása és fogadása a vállalkozások életében egy kikerülhetetlen folyamat, enélkül lehetetlen a működés. Sokan érzik azonban azok közül, akik most vágnak bele egy vállalkozás elindításába, hogy nem állnak biztos lábakon ebben a témában, néha jól jönne a segítség a fogalmak tisztázásában vagy a számlák helyes kiállításában.
A számlázás és az ehhez köthető egyéb tevékenységek, munkafolyamatok nem csak kötelezően elvégzendő adminisztratív teendők. A számlák kiállítását és kezelését szigorú jogszabályi előírások foglalják keretbe, melyek be nem tartása pénzügyi veszteséget, esetleges büntetéseket eredményezhet a vállalkozó részére. A számlázás egyrészt egy kötelezően elvégzendő feladat, de a segítségével vállalkozásunk pénzügyi része könnyebben átláthatóvá, követhetőbbé válik.
Ebben a kisokos sorozatban összegyűjtöttük a számlázással kapcsolatos legfontosabb alapfogalmakat, hogy ezzel is segíthessünk a hatékony és zökkenőmentes számlázásban, a számlák értelmezésében.
Alapfogalmak a számlázásban
- Számla: szigorú számadású bizonylat, melyet az áru értékesítésekor vagy a szolgáltatás teljesítésekor állítanak ki. A számla lehet papír alapú vagy elektronikus.
- ÁFA: általános forgalmi adó rövidítése, ezt az adót a termelés és az forgalmazás minden szakaszában meg kell fizetni a hozzáadott érték alapján.
- Bruttó összeg: A szolgáltatás vagy az áru értéke ÁFA-val együtt
- Nettó összeg: A szolgáltatás vagy az áru értéke ÁFA nélkül
- Számla sorszáma: A számla kötelező tartalmi elemei közé tartozik, olyan egyedi azonosító, amely minden számlán szerepel, és segítségével nyomon követhető a számla.
- Számla dátuma: a számla kiállításának napja.
- Teljesítés dátuma: az általános szabályok szerint a teljesítés dátuma az az időpont amikor az ügylet (áruértékesítés, szolgáltatás igénybevétele) megvalósul.
- Fizetési határidő: nem tartozik a számla kötelező tartalmi elemei közé, ám rendkívül fontos feltűntetni annak érdekében, hogy a fogadó partner határidőn belül fizessen.
- Elektronikus számla: digitális formátumban kiállított és tárolt számla.
- Helyesbítő számla: abban az esetben, ha az eredeti számlán hibát vétettünk vagy lemaradt róla valamilyen fontos információ, helyesbítő számla állítható ki. Ilyenkor kettő számla keletkezik: a rossz számla és a helyesbítő számla. A két számla együtt lesz érvényes, mindkettőt oda kell adni a számla fogadójának
- Sztornó számla: másnéven érvénytelenítő számlának is nevezik, általa érvénytelenné tehető a korábban kiállított számla. Fontos, hogy tartalmilag teljesen megegyezőnek kell lennie az eredetivel kivéve, hogy mínuszos előjellel kell kiállítani.
- Online számlázó program: az online számlázó programokat vagy más néven szoftvereket szolgáltató üzemelteti és csak interneten keresztül használhatók. Segítségükkel a nehéz ügyviteli folyamatok jó része automatizálttá válik, leegyszerűsödik, időt, energiát lehet vele megspórolni. Állandó naprakész frissítéseinek köszönhetően kevesebb a hiba vagy mulasztási lehetőség.
Számlázási kisokosunk második részében is folytatni fogjuk az alapfogalmak tisztázását közérthetően, hasznos információkat szolgáltatva.