A digitalizáció elérte a számlázást is, így ezen a területen is egyre nagyobb a fejlődés. A számlázó program egyszerűbbé, korszerűbbé teszi a munkafolyamatokat, automatizálja a számlakészítést és a hibalehetőség is minimalizálódik. Ennek ellenére a kézi számlázás is még használatos, bár nem tudni meddig még.
Lássuk a lényegi különbségeket a kézi számlázás és az online számlázó program között!
-
- Míg a számlatömbbel való számlázás több időbe telik és több munkába, úgy az online számlázó program pár másodperc alatt is képes lehet kiállítani egy számlát.
- Olvasható számlaadatok elektronikusan kiállított számla esetében
- A számlatömbös számlák fizetési kiegyenlítései nehezebben nyomon követhetők, az online számla kiegyenlítésénél.
- Online számla készítésnél a rendszer figyel a számlasorszám folytonosságra, így nem kell tartani attól, hogy kimarad egy sorszám véletlenül.
- Megfelelően megválasztott szoftver készítő cég által készített számlázó program esetében a partnerek adatai elmenthetőek, megjegyzések, jegyzetek tárolhatók el hozzájuk rendelve és bizonyos esetekben még figyelmeztető, fizetési felszólításokat is küldhet, így ezzel sem kell bajlódnia a kibocsátónak.
Szoftverben, számlázó programban rejlő további lehetőségek
Amikor kézi számlázásról számlázó programra váltunk, választhatjuk a Cashman számlázó szoftverét, melyben van lehetőség elektronikus számla készítésre és papír alapú számla kinyomtatására is. Amennyiben elektronikus számlát kér az ügyfél, úgy kell tőle egy előzetes beleegyezés, hogy azt be tudja-e fogadni. Amennyiben papír alapú számlát kér az ügyfél, úgy az is megoldható természetesen, ám ezeknek a számlázó programon belül is külön számlatömbben kell létrejönnie. Nyilvánvalóan a cél az elektronikus számlára való átállás az ügyfelek és a kibocsátó részéről is, hiszen a környezetvédelmi szempontokat figyelembe véve ez a kibocsátó számára még erősen költséghatékony is.
Számlázó program és kézi számla az adatszolgáltatás területén
Amennyiben számlázó programot használunk máris ebben is jelentkezik egy nagy előny. A kötelező adatszolgáltatás is automatizálódik, amennyiben a választott számlázó programot bejelentettük a NAV rendszerébe. A NAV Online Számla adatszolgáltatás tekintetében mindenképpen ajánlott a számlatömbről átváltani a számlázó programra, mert így elkerülhetjük a dupla adminisztrációt. A számlatömb esetében 5 napon belül ezt manuálisan kell elvégeznünk, ám számlázóprogram esetében jogszabályi elvárás, hogy ezt a programnak automatikusan el kell végeznie. A hibalehetőség ezáltal szintén minimális, hiszen nem kézzel pötyögjük be az adatokat, hanem rendszerszinten megy végbe a folyamat.
Különböző pénznemekben történő számlázás
A hatályos jogszabályoknak megfelelően mindkét esetben, tehát a számlázó szoftver és a kézi számlatömb esetében is a különböző pénznemekben történő fizetés külön számlatömbben számlázandó. Ennek nemcsak a törvényi megfelelés miatt kell így történnie, de nagy jelentősége van a statisztikák és kimutatások készítése során is, így lesznek az értékek helyesek.
Számlázás könnyedén
Összességében, ha hatékony és gyors munkát szeretnénk végezni számlázás területén is, akkor érdemes számlázó programra váltanunk. A hibalehetőségek minimalizálódnak, a jogszabályi kötelezettségeknek alapból megfelelünk, eleget teszünk és még a kiegyenlítéseket is nyomon követhetjük könnyedén. Persze egy számlázó program ettől jóval többet is tudhat, ez már ránk van bízva milyen verziót és hányféle választható modult vásárolunk hozzá.