2023-tól minden magyarországi cégnek kötelező lesz az online adatszolgáltatás a számlázó programok esetében. Emiatt a felhasználók számára a legegyszerűbb megoldás lett kötelező, még pedig hogy olyan számlázó programra cseréljék a jelenlegit, mely az adóhivatalhoz közvetlen internet kapcsolattal rendelkezik.
Számlaadat-szolgáltatás vagy számla?
Előfordulhat, hogy a vállalkozásokon belül nem válik el egymástól a számla és a számlaadat szolgáltatás. Ez pedig probléma lehet, hiszen a két dolognak egymástól élesen el kell válnia. A jogszabály szerint az adattartalomnak az áfatörvény szerint kötelezően előírt adattartalommal kell rendelkeznie és a kiállított és a nem kibocsátott számlákról kell továbbítani. Ezt igen fontos tudni, hiszen előfordulhat, hogy kiállítjuk a számlát, de hiányosságok tapasztalása után nem bocsátjuk ki, hanem inkább egy új számlát állítunk ki helyette. Az adatszolgáltatási rendszerben azonban minden kiállított számlának szerepelnie kell.
Fontos információ tehát, hogy az adatszolgáltatás nem egyenlő magával a számlával. Amennyiben egy értékesítő úgy döntene, hogy az adatszolgáltatások alapján könyveli le a gazdasági eseményeket, akkor azzal bizony jogszabályt sért, mivel a Számviteli törvény alapján a könyvelés alapjának a számviteli bizonylatoknak kell lenniük. Másrészt arról sem szabad elfeledkezni, hogy az áfatörvényben a levonási jog gyakorlásának tárgyi feltétele a számla rendelkezésre állása.
Adatszolgáltatás és online számlakezelés egyszerűen
Mostanra nem létezik olyan számlázó program, mely ne lenne összekötve a NAV rendszerével, tehát így az adatszolgáltatás automatikusan létrejön, továbbá nem nagyon van olyan könyvelő program sem, mely ne lenne képes az Online Számlarendszerbe bekérdezni és onnan számla adatokat kinyerni. Így aztán nemcsak a könyvelő, de az ügyfél segítségére is van a rendszer, hiszen a könyvelő tudja, milyen számlát keressen az ügyfelénél. Például, ha néhány számlát nem adott át neki az adott hónapban, ami a részére lett kiállítva, akkor pontosan tudja, hogy mennyi számla hiányzik, ami esetleg az ügyfél íróasztalán maradt vagy éppen a táskában kallódik.
Honnan tudhatjuk, hogy érvényes volt-e az adatszoltáltatás?
A hatályos Számlarendelet 13/A. § (3) bekezdése alapján a számlázó programmal történő adatszolgáltatás akkor teljesített, ha a sikeres feldolgozást a NAV szervere visszaigazolta. A szerver az esetleges szabálytalanságokra is felhívja a figyelmet, így a visszaigazolás megléte elengedhetetlen ebből a szempontból is. Segítség lehet, ha a számlázó szoftver fejlesztőjének is adunk másodlagos jogosultságot a Számlák lekérdezése menüpontban, így az adatszolgáltatás sikerességét több felületen is ellenőrizhetik.
Mit jelent a technikai érvénytelenítés?
Erre abban az esetben van szükség, ha a kiállított számla helyes, azonban az arról teljesített adatszolgáltatás helytelen. Ilyenkor módosító vagy érvénytelenítő számla kiállítása nem indokolt, kizárólag a számláról teljesített adatszolgáltatást kell érvényteleníteni, majd a valóságnak megfelelően rögzíteni. Önmagában a technikai érvénytelenítésének kérése nem eredményez sikerességet, az erre vonatkozó kérést a rögzítést követően jóvá is kell hagyni az Online Számlarendszer „Nyilatkozatok” menüpontja alatt található „Adatszolgáltatás érvénytelenítése” részben.
Leggyakoribb hibák az online számlázással kapcsolatos adatszolgáltatásban
-
- Ha az általunk kibocsátott számla hibás, akkor azt módosító vagy érvénytelenítő számlával kell korrigálni.
- A már kiállított számlákat módosító vagy érvénytelenítő számláknál, az adatszolgáltatásban is hivatkozni kell az eredeti bizonylatra, illetve ezekre a módosító vagy érvénytelenítő számlákról is adatot kell szolgáltatni.
- Abban az esetben, ha számlatömbben állítunk ki számlát, az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén manuálisan kell adatrögzítéssel végezni az adatszolgáltatást. A kézi számlák adatait nem szabad rögzíteni a NAV Online Számlázó programjában, mert az nem online számlaadat-szolgáltatást, hanem egy újabb számla kiállítását eredményezné.
- Figyeljünk arra, ha forinttól eltérő pénznemben számlázunk. Ilyenkor az adatszolgáltatás során ne keverjük össze a forintot a külföldi pénznemmel, mert az így kifejezett értékek eltérő adatokat produkálhatnak, esetenként nem is kis mértékben.
- Fontos, hogy az adózó által használt számlázó programnak biztosítania kell a kiállított számlák kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozását. Mivel minden számla azonosító egyedi sorszámmal van ellátva ezért az Online Számla rendszerben nem lehetséges egy számlasorszámmal több adatszolgáltatást teljesíteni.