Mindannyiunkkal előfordult már, hogy a számla kiállításakor véletlenül hibát vétünk, vagy utólag szól a partner, hogy esetlegesen rossz adatokat adott meg. Ebben semmi különös nincs, hiszen a számla kiállítás eleve sok buktatóval járhat, mi is hibázhatunk még akkor is, ha nagyobb tapasztalattal rendelkezünk már e téren. Van lehetőség az elrontott, már kiállított számlák helyrehozására, de ehhez mindenképpen tisztában kell lennünk az ezzel kapcsolatos szigorú szabályokkal.
Az első nagyon fontos szabály, hogy a már kiállított számlát semmilyen módon nem javíthatjuk. Ezt a lehetőséget a számlázó programok eleve nem teszik lehetővé, ellenben van más lehetőség a hibák kiküszöbölésére.
Két lehetőségünk van ebben az esetben:
- sztornó számla kiállítás,
- vagy pedig egy helyesbítő számla kiállítása.
Vegyük sorra ezt a két eshetőséget, melyiket mikor és hogyan kell használnunk.
Sztornó számla kiállítása
A sztornó számla kiállítása tulajdonképpen az eredeti számla érvénytelenítését jelenti és lehetővé teszi egy másik helyes számla kiállítását. Tehát 3 darab számla készülhet ebben az esetben, az eredeti, azaz a helytelen, a sztornó számla és az új, már helyes adatokkal kiállított számla.
A sztornó számla kiállításakor szigorú szabályoknak kell megfelelnünk. Kiállításával az eredeti számlát számviteli szempontból nem létezővé tesszük, hiszen a sztornó számla kiállításával egy tartalmilag szinte teljesen azonos számlát készítünk, pár különbséggel, mint például, hogy mínuszos előjelűnek kell lennie.
Mire kell figyelni a sztornó számla kiállításakor:
- az eredeti és a sztornó számla teljesítési dátumának azonosnak kell lennie,
- maga a sztornózás nincs időhöz kötve hetekkel, sőt hónapokkal később is létrejöhet, ebben az esetben a két számla keltezése nem lesz ugyanaz,
- tartalmi különbség lesz, hogy a sztornó számla más sorszámmal fog rendelkezni, ám hivatkozni fog az eredeti számla sorszámára,
- ha a sztornózás okát feltüntetjük – bár ez nem kötelező – akkor azzal a későbbiekben segíthetjük saját munkánkat, hiszen egyértelműsít és nyomon követhetőbb lesz.
Esetek mikor sztornó számla kiállítására lehet szükség:
- nem történt meg vagy valami oknál fogva meghiúsult a számlázott ügylet,
- nem a számla kibocsátója által történt meg az ügylet,
- a korábban kapott előleget teljes egészében vissza kellett téríteni a vevő részére.
Mikor van szükség helyesbítő számlára?
Helyesbítő számlát akkor állíthatunk elő, mikor az eredetit elrontottuk, de nem kell tőle teljes egészében megválni, elég csak helyesbíteni azt.
Mivel egy, már kész sorszámmal rendelkező számlát nem módosíthatunk, ezért a helyesbítő számla lesz az mely korrigálni fog.
Alapvetően ez az új számla hivatkozni fog az eredeti számlára, de az előbbiben található tételeket mínuszos előjellel fogja megjeleníteni, ezenkívül pedig minden mást módosíthatunk például szerepeltethetünk rajta új tételeket, címet változtathatunk meg stb.
Ami kiemelkedően fontos: a továbbiakban ez a két számla csak együtt lesz érvényes, együtt kell bekerüljenek a könyvelésbe!
Milyen esetekben használhatjuk a helyesbítő számlát?
- helytelen teljesítési dátum,
- lehagytunk egy tételt vagy egy szolgáltatást,
- elírtuk a megjegyzést vagy lehagytuk róla,
- rossz fizetési mód feltüntetése,
- kiszámlázott tételek adatait adtuk meg rosszul, pl. darabszám, ÁFA, megnevezés stb.
Mikor kell sztornó számlát használnunk helyesbítő számla helyett?
- ha a vevő vagy a kibocsátó adatai helytelenül kerültek fel,
- rossz fizetési pénznemet tüntettünk fel,
- számla jellege nem helyesen szerepel (e-számla/papír alapú számla)
A helyesbítő számlának ÁFA bevallás szempontjából is jelentősége van. Ha a helyesbítő számla összege nő és ha az eredeti számla ÁFA-ját már bevallottuk, akkor annak az időszaknak a bevallását újra ellenőrizni kell. Ebben az esetben a pótlólagosan megállapított ÁFA különbözet után ún. önellenőrzési pótlékot kell fizetnünk az eredeti számla ÁFA megfizetésének határidejétől eltelt időszakra.
Amennyiben a helyesbítő számla összege csökken, a keletkező adókülönbözetet a legközelebbi bevallási időszakban kell figyelembe venni, ebben az esetben azonban önellenőrzési pótlékot nem kell fizetni.