A számlázó program ma már jóval több egyszerű számlakiállító felületnél. A számlázáshoz NAV-adatszolgáltatás, könyvelési adatátadás, elektronikus bizonylatok és sok esetben más üzleti rendszerek is kapcsolódnak. Emiatt a választásnál érdemes különválasztani azt, amit a jogszabály megkövetel, és azt, amire a vállalkozás működéséből adódóan van szükség.
Túl hosszú, nem olvasom el (TL;DR)
A számlázó program kiválasztásának első feltétele a jogszabályi megfelelés: folyamatos sorszámozás, NAV-os ellenőrzési adatexport és az online számlaadat-szolgáltatás támogatása. Ezután azt érdemes vizsgálni, hogy a rendszer kezeli-e a vállalkozás tényleges számlázási helyzeteit, például az előleget, a devizát, az e-számlát vagy a módosításokat, valamint összekapcsolható-e a könyveléssel vagy más használt rendszerekkel. Nem feltétlenül a legtöbb funkciót kínáló program a megfelelő, hanem az, amely a szükséges feladatokat szabályosan és felesleges adminisztráció nélkül kezeli.
Milyen követelményeknek kell megfelelnie egy számlázó programnak?
A hatályos szabályok szerint a számlázóprogramnak kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást kell biztosítania. Rendelkeznie kell adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkcióval is, amellyel meghatározott időszak vagy számlasorszám-tartomány alapján adatexport készíthető. Az adatszolgáltatási kötelezettség alá tartozó számlák és módosító okiratok adatait a rendszernek elektronikusan továbbítania kell a NAV felé.
A számla kötelező adattartalmát az Áfa tv. határozza meg. Ide tartozik többek között a számla kelte és sorszáma, a szükséges kibocsátói és vevői adatok, a teljesítés időpontja, az adóalap, az alkalmazott adómérték, valamint bizonyos ügyleteknél a külön előírt megjelölések.
A számlázó program használatát nem kell külön bejelenteni a NAV-nak. A korábbi bejelentési kötelezettséget tartalmazó rendelkezést hatályon kívül helyezték. A programhoz ugyanakkor felhasználói dokumentációnak kell tartoznia, amelynek a működést és a funkciókat is ismertetnie kell, a dokumentációt és annak módosításait pedig meg kell őrizni.
Nem minden vállalkozásnak ugyanazokra a funkciókra van szüksége
Egy havonta néhány belföldi számlát kiállító szolgáltatónál egyszerűbb rendszer is elegendő lehet. Más szempontok kerülnek előtérbe webáruháznál, rendszeresen külföldre számlázó cégnél vagy olyan vállalkozásnál, ahol több munkatárs használja ugyanazt a rendszert.
Fontos lehet például az előleg- és módosító számlák megfelelő kezelése, a devizás számlázás, az elektronikus számla, a jogosultságkezelés, a könyvelői hozzáférés vagy az API- és webshopkapcsolat. Elektronikus számlázás esetén arra is tekintettel kell lenni, hogy az elektronikus formában kibocsátott és befogadott számlát elektronikus formában kell megőrizni.
A csomagár önmagában kevés információt ad
Egy ingyenes vagy alacsony havidíjú számlázó program sem feltétlenül olcsóbb, ha a szükséges funkciók csak külön díjért érhetők el. Az e-számla, a több felhasználó, az automatizált számlázás, az API vagy egyes integrációk csomagonként eltérhetnek.
A hosszabb távú használhatóságnál az is lényeges, hogyan exportálhatók az adatok, kezelhetők-e különböző jogosultságok, és milyen lehetőségek maradnak a korábbi számlák elérésére szolgáltató- vagy csomagváltás esetén.
Gyakorlati tanácsok számlázó program választásához
- A tényleges számlázási helyzetekből érdemes kiindulni: belföld vagy külföld, forint vagy deviza, előleg, e-számla, rendszeres vagy tömeges számlázás.
- A könyvelési rendszerrel kialakítható adatkapcsolat jelentősen csökkentheti a kézi rögzítést.
- Webshopnál vagy nagyobb számlamennyiségnél az automatizálhatóság és az API fontos szempont lehet.
- Több felhasználó esetén a külön jogosultsági szintek kezelése is lényeges.
- A díj mellett az adatexport, a bővíthetőség és a megfelelő ügyféltámogatás is számít.
Gyakran ismételt kérdések
Kötelező számlázó programot használni?
Nem. Számla továbbra is kiállítható nyomdai úton előállított számlatömbből. Ilyenkor azonban az érintett számlákhoz kapcsolódó NAV-adatszolgáltatást külön kell teljesíteni, míg megfelelő számlázóprogram esetén ez automatizálható.
Be kell jelenteni a számlázó programot a NAV-nak?
Nem. A korábbi külön bejelentési kötelezettség már nincs hatályban.
E-számlának számít az e-mailben küldött PDF-számla?
Ha a számlát elektronikus formában bocsátják ki és elektronikus formában fogadják be, az Áfa tv. szerint elektronikus számlának minősül. Az ilyen számlát elektronikusan kell megőrizni.
A megfelelő számlázó program kiválasztásának első szintje a jogszabályi megfelelés, ez nem kényelmi kérdés. A második szint már a vállalkozás működéséről szól: milyen bizonylatok készülnek, mekkora a számlamennyiség, hányan használják a rendszert, és milyen más programokkal kell együttműködnie. A szükségtelen funkciók helyett ezért a tényleges munkafolyamatokhoz illeszkedő rendszer jelenti a célszerű megoldást.