Egy vállalkozás életében rengeteg a láthatatlan, de a működés szempontjából nagyon fontos feladat. Ilyen például a dokumentumok rendszerezése, amely ritkán kerül fókuszba, egészen addig, amíg egy ellenőrzés során komoly hiányosságként nem bukkan elő. Most egy ilyen, kevés figyelmet kapó, ám sok mindenkit érintő változás lép életbe: 2025. július 1-jétől a közüzemi számlákat elektronikusan kell archiválni. Ez nem választható lehetőség, hanem számviteli kötelezettség, amely a digitálisan kapott számlák hiteles és jogszerű tárolására vonatkozik.
Kiket érint a változás?
A módosítás szinte valamennyi vállalkozásra vonatkozik, függetlenül a cégformától vagy a tevékenységi körtől. Egyszerűen fogalmazva: ha Ön vállalkozó, akkor a közüzemi számláit jó ideje e-mailben, letölthető PDF-ben vagy e-számlaként kapja, tehát azokat mostantól jogszabály szerint elektronikusan kell megőriznie.
Érintettek:
- Az összes gazdasági társaság forma: Bt., Kft., Zrt. stb.
- egyéni vállalkozók abban az esetben, ha vállalkozói minőségükben kötötték a közüzemi szerződéseket.
Amennyiben egyéni vállalkozóként magánszemélyként kötötte a szerződést, az archiválási kötelezettség rájuk nem vonatkozik.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
2025. július 1-jétől minden vállalkozásnak ezzel az új kötelezettséggel számolnia kell. Ez a változás nem csupán technikai kérdés, hanem egyértelműen jogszabályi kötelezettség, amelynek a NAV ellenőrzései során is komoly jelentősége lehet. A jogszabály értelmében értelmében, ha egy bizonylat elektronikus úton érkezik, akkor azt elektronikusan kell megőrizni is. Ez alól nincs kivétel akkor sem, ha valaki szívesebben tárolja papíron a dokumentumokat, az eredeti forma a mérvadó. Tehát ha egy közüzemi számla e-mailen érkezik PDF formátumban, az a hivatalos dokumentum, és csak így tárolható jogszerűen. A kinyomtatott változat nem tekinthető elektronikus archiválásnak, és nem fogadható el számviteli bizonylatként egy ellenőrzés során.
Mit jelent az elektronikus archiválás?
Az elektronikus archiválás nem pusztán egy mappa a számítógépen. A jogszabály szerint az archiválásnak meg kell őriznie a dokumentum eredeti formátumát, hitelességét és sértetlenségét. Ez azt jelenti, hogy:
- az állomány nem módosulhat,
- visszakereshetőnek és olvashatónak kell maradnia a megőrzési idő végéig,
- és igazolható kell legyen, hogy az adott bizonylatot az eredeti formában tárolták,
- csak a 1/2018 (VI.29.) ITM rendelet szerinti archiválási megoldás elfogadható.
A gyakorlatban ez bizonylatonként és vállalkozásonként eltérő megoldásokat jelenthet: vannak, akik digitális aláírással vagy időbélyeggel dolgoznak, mások elektronikus archiváló rendszert alkalmaznak.
Az elektronikus úton kapott közüzemi számlák akkor minősülnek jogszerűen archiváltnak, ha a megőrzésük olyan módon történik, amely biztosítja a dokumentum védelmét – többek között a törlés, a megsemmisítés, a véletlen sérülés vagy módosítás, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Mit tegyen most Ön, ha vállalkozó?
Ha Ön vállalkozó, és közüzemi számláit elektronikus formában kapja, a legfontosabb, hogy ellenőrizze, jelenleg hogyan történik ezek tárolása. Ha csak nyomtatott verzióval rendelkezik, az mostantól már nem lesz elég. A jogszabály nem ír elő kötelező rendszert vagy szoftvert, de elvárja, hogy a tárolás megfeleljen a számviteli törvény elveinek. Aki szeretné biztosan jól csinálni, az használhat például számlázási vagy dokumentumkezelő rendszert, amely tanúsított módon képes archiválni a bizonylatokat.
A digitális számlák megőrzésénél is igaz: a láthatatlan rész a legfontosabb. Egy elektronikus számla tárolása nem bonyolult, de csak akkor jogszerű, ha elektronikusan is történik. 2025. július 1-jétől ez már nem ajánlás, hanem kötelezettség, így mindenkinek fontos ennek tisztázására és gyakorlati megoldására mostanra készen lenni.