A vállalkozások mindennapi ügyvitelében kiemelt szerepet tölt be a szállítási dokumentumok pontos kezelése. Az egyik leggyakoribb kérdés, hogy a szállítólevél helyettesítheti-e a számlát, illetve mikor van rá szükség. Ennek tisztázása érdekében érdemes áttekinteni e dokumentumok szerepét és az elektronikus számlázás lehetőségeit is.
Mi az a szállítólevél, és mikor van rá szükség?
A szállítólevél egy olyan bizonylat, amely igazolja az áru mozgatását egy adott pontból egy másikba. Lényeges, hogy a szállítás során jogszerűen dokumentálja az áruk tulajdonosának változatlan voltát, vagyis nem egyenlő a számlakibocsátással.
A szállítólevelet jellemzően az alábbi esetekben kell kiállítani:
- Ha az áruk mozgatásáról még nem készült számla.
- Ha bizományosi árukészlet átadása történik.
- Ha a terméket a partnernek úgy szállítják ki, hogy a számla csak később készül el.
- Garanciális javításra vagy csere miatt történő visszaküldés során.
- Ha a szállítás egyéb adminisztratív vagy logisztikai célból szükséges.
Fontos megjegyezni, hogy ha a szállítás már számlával igazolt, akkor nincs szükség külön szállítólevél kiállítására.
Szállítólevél vagy online számla?
Sokan összetévesztik a szállítólevelet a számlával, pedig jogilag és funkcionálisan is különbség van a kettő között. A számlát mindig ki kell állítani a termék értékesítésekor vagy szolgáltatás nyújtásakor, míg a szállítólevél csak az áru mozgását dokumentálja.
Az online számla bevezetésével egyre inkább előtérbe kerül az elektronikus dokumentáció, amely gyorsabbá és átláthatóbbá teszi az adminisztrációt, így igaz ez a szállítólevelek kiállítására is. Az e-dokumentumok használata különösen előnyös lehet, hiszen gyorsabb, pontosabb és biztonságosabb, mint a papíralapú megoldások.
Milyen adatokat kell tartalmaznia egy szállítólevélnek?
Ha a szállítólevél csak kísérő okmány, a szigorú számadásúként történő nyilvántartásra nincs szükség: ilyen eset, ha számla mellékleteként adják át a szállítólevelet a vevőnek. A szállítólevél, ha nyomtatvány, akkor nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott, összefűzött formanyomtatványt jelent. Arra vonatkozóan azonban, hogy az elektronikus formában előállított szállítólevelek közül tartalmilag és formailag mit fogad el az adóhatóság, nincsenek előírások: lényegében a szokásjog érvényesül. Ugyanakkor, egy áttekinthető, a számviteli törvénynek is „tetsző” szállítólevélnek minimum az alábbi adatokat kell tartalmaznia:
- Bizonylat azonosítószáma (sorszám, bizonylatszám stb.).
- A kiállító és a partner adatai (neve, címe).
- Szállítólevél kiállításának dátuma.
- Megrendelés száma (ha van ilyen).
- Számla száma (ha már létezik hozzá kapcsolódó számla).
- A szállított termék neve, termékkódja, mennyisége és mértékegysége.
- Kiállító és átvevő aláírása.
Lehetőség van arra is, hogy a szállítólevél tartalmazza a termékek árát, de gyakran enélkül készül el annak érdekében, hogy a szállításban részt vevő harmadik fél (pl. sofőr) ne láthassa az ügylet pénzügyi részleteit.
Elektronikus szállítólevél: digitalizált megoldás
Az online számla mellett egyre gyakoribb az elektronikus szállítólevél alkalmazása is, amely csökkenti a papírfelhasználást és hatékonyabb adminisztrációt tesz lehetővé. Az elektronikus dokumentumokat időbélyegzéssel és digitális aláírással lehet hitelesíteni, amely biztosítja az eredetiségüket és a tárolásukat a számviteli törvényben előírt iratmegőrzési időn belül kell megoldani.
A szállítólevél nem helyettesíti a számlát, de nélküle sok esetben nem lehet jogszerűen szállítani termékeket. Az online számla és az elektronikus szállítólevél egyre inkább előtérbe kerül, segítve a gyors és pontos adminisztrációt. A megfelelő dokumentáció nemcsak a jogszabályoknak való megfeleltetést biztosítja, hanem az átláthatóságot és a hatékonyságot is növeli a vállalkozások számára.