A vállalkozások életében gyakran merül fel a kérdés: hogyan biztosítsuk, hogy a megrendelő időben és megfelelő módon teljesítse fizetési kötelezettségét? Ebben segít a díjbekérő, amely egy előleges fizetési kérelem, és fontos szerepet tölt be a pénzügyi tranzakciók előkészítésében. Lássuk, mi az a díjbekérő, mikor használjuk, és hogyan kell helyesen kiállítani!
Mi az a díjbekérő?
A díjbekérő (vagy proforma számla) egy olyan dokumentum, amelyet a vállalkozások állítanak ki a megrendelt termék árának vagy a nyújtott szolgáltatás díjának előzetes bekérésére. Fontos megjegyezni, hogy a díjbekérő nem minősül hivatalos számlának, hanem inkább egyfajta előzetes kötelezettségvállalásnak, amely a vevő részéről a fizetési szándékot jelzi. Sorszámozott dokumentum, de ez nem az ismert számla-sorszám formátumban jelenik meg, és leginkább csak átutalásos fizetésnél érdemes használni.
Mikor használjuk a díjbekérőt?
A díjbekérőt a következő esetekben használjuk:
- Ha a termék szállítása vagy a szolgáltatás teljesítése előtt szeretnénk biztosítani a fizetési kötelezettség teljesítését. Ez különösen akkor hasznos, ha nagy értékű terméket vagy szolgáltatást nyújtunk, mivel ebben az esetben a díjbekérő segíthet minimalizálni a pénzügyi kockázatot.
- Új ügyféllel állunk szemben: ebben az esetben nincs még tapasztalatunk az ügyfél fizetési szokásaival kapcsolatban, a díjbekérő egyfajta biztonsági zálogként szolgálhat.
- Előre szeretnénk finanszírozni a termék előállítását vagy a szolgáltatásnyújtást. Ilyen esetekben a díjbekérővel biztosíthatjuk a szükséges anyagi forrásokat.
Hogyan kell helyesen kiállítani a díjbekérőt?
Kiállítása során fontos tudnunk, hogy nincs szabályozva az alább felsoroltakon túl egyéb tartalmi és formai követelmény.
A díjbekérő dokumentum tartalmazza az alábbi elemeket:
- A kiállító vállalkozás adatai: név, cím, adószám.
- A vevő adatai: név, cím (és adószám vállalkozás esetében).
- A termék/szolgáltatás megnevezése: részletes leírás, hogy pontosan mire vonatkozik a díjbekérő.
- Összeg: a fizetendő összeg, általában előlegként.
- Fizetési feltételek: fizetési határidő és fizetési módok.
- Megjegyzés, hogy a dokumentum díjbekérő: ezáltal tesszük egyértelművé, hogy nem számláról van szó.
Teendők a díjbekérő kiállítása után
Kiemelkedő előnye a díjbekérő használatának, hogy a vevők általában gyorsabban reagálnak, gördülékenyebben fizetnek, hiszed addig nincs teljesítés, amíg az összeg be nem érkezik a számlára.
Miután a vevő megkapta a díjbekérőt és teljesítette a fizetést, a következő lépések szükségesek:
Teljesítés: szállítsuk ki a terméket vagy nyújtsuk a kért szolgáltatást .
Számla kiállítása: miután ez megtörtént, a teljesítést követően állítsunk ki hivatalos számlát, amely tartalmazza az előlegként befizetett összeget is.
Könyvelés: a díjbekérőt nem lehet elszámolni, így ÁFA visszaigénylésre sem alkalmas. Miután nem minősül számlának, nem szükséges könyvelni, azonban a kapcsolódó számlát igen.
A végszámlát csak akkor kell kiállítani, amikor a vevő átutalja a díjbekérőn szereplő összeget. Ameddig ez az összeg nem érkezik be, ÁFA fizetési kötelezettség sincsen, így ez egyfajta biztosíték is, hiszen, ha a vevő mégsem teljesíti a fizetést valamilyen oknál fogva, akkor sem kell ÁFA tartozástól tartanunk.
A díjbekérő hatékony eszköz lehet a vállalkozások kezében a pénzügyi biztonság növelésére és a fizetési folyamatok gördülékenyebbé tételére. Azonban fontos, hogy tisztában legyünk a díjbekérő helyes használatával és a vele kapcsolatos jogi követelményekkel, hogy elkerüljük a későbbi félreértéseket vagy jogi problémákat.