Szinte egy új munkatársat kap, "aki" utánajár a lejárt számláinak!
Egy vállalkozásoknak szóló előadáson, ahol a kintlévőségek behajtásáról volt szó, azt hallottam, hogy sokszor amiatt nem sikerül behajtani a számlák ellenértékét, mert a vállalkozó nem jár utána, nincs ideje a pénze után futni, mert az újabb megbízásokkal foglalkozik, dolgozik és ha nincs kifejezetten pénzügyi munkatárs a cégnél, sok pénz feledésbe merül a vállalkozó és a vevő részéről is.

Erre ad jó megoldást a CashMan-Fx szolgáltatása az automatikus felszólítólevelek. A rendszer a beállításoknak megfelelően automatikusan küld felszólítóleveleket a lejárt számlával rendelkező ügyfeleinek.

A működéshez szükséges, hogy az ügyfél e-mail címe rögzítve legyen a törzsadatokban. Megadható továbbá, hogy a fizetési határidő után hány nappal menjen ki az első levél (gondoljon a banki átfutási időre) a kiküldött felszólító levél után hány nappal küldje a következő levelet, mely felszólítólevél sablont használja a küldéshez, értesítések küldése proforma esetén is és kérhető másolat a levelekről, hogy láthassuk, milyen levelek mentek ki aznap.

A kintlévőségek modulban továbbá még megadható, hogy

• az adott számla behajthatatlan, így a jövőben erre a számlára nem küld levelet
• türelmi idő, amellyel megadható, hogy mely dátumig szüneteljen a levélküldés

Esettanulmány

Az automatikus felszólítólevél funkció bekapcsolását követő napon, a rendszer 25 felszólítólevelet küldött ki partnereimnek. Még aznap délelőtt 7 ügyfelemtől kaptam visszajelzést, melyek az alábbiak voltak:

• nem érkezett meg (elkeveredett) a számla, küldjek másolatot, utalják az összeget (2)
• elnézést kérnek, valóban elmaradt a fizetés de már intézkedtek (4)
• már utalták, így az én nyilvántartásom volt hiányos (1)

A következő napokon még 3 számla kiszámlázott összege érkezett a bankszámlámra, az ügyfelek visszajelzése nélkül.

Szinte semmi különleges dolgot nem tettem, mégis jelentős összeg került a bankszámlámra, mely ilyen vagy olyan okok miatt lehet, hogy sohasem érkezett volna meg.